Учет, изготовление и издание документов

Говоря о технологии подготовки к документированию и до­кументировании конфиденциальной информации мы отметили нали­чие двух специфических особенностей (дополнительных этапов), необходимых для обеспечения заблаговременного сохранения в тайне содержания создаваемого документа: присвоение будущему документу определенного уровня грифа конфиденциальности и пред­варительный учет того носителя, на котором этот документ будет составляться. Следующая, третья, специфическая особенность со­стоит в том, что ни один проект конфиденциального документа не может быть изготовлен с черновика и обрести статус правомерно документированной информации без санкции (письменного разреше­ния) полномочного должностного лица фирмы.

Причина появления этой особенности заключается в необходи­мости документирования такого правового события, как зарожде­ние персональной ответственности данного должностного лица за издание конкретного документа, т.е. распространение конфиден­циальных сведений и соответствующее увеличение состава источ­ников, владеющих данной информацией. Исполнитель документа таким правом обладать не может в силу того, что он лишь потре­битель информации, а не ее собственник или владелец. Если реше­ние об издании открытого документа принимается руководителем при подписании готового беловика документа, то вопрос об изда­нии конфиденциального документа решается этим руководителем еще до изготовления первого проекта документа на основании ана­лиза сложившейся ситуации и ознакомления с черновиком буду­щего документа.

Разрешение фиксируется двумя способами: или утвержденным первым руководителем фирмы перечнем (табелем, списком) из­даваемых в подразделениях конфиденциальных документов, или индивидуальным разрешением в виде соответствующей подписан­ной этим руководителем записи на черновике документа. На чер­новике документа, вошедшего в указанный перечень, исполни­тель указывает: наименование подразделения (направления дея­тельности) фирмы, свою фамилию и номер телефона, количество необходимых экземпляров проекта документа, номер формы бланка или типовой формы. Отметка заверяется росписью исполнителя. Во втором случае эта отметка утверждается разрешающей визой соот­ветствующего руководителя фирмы.

Четвертая и, пожалуй, наиболее существенная особенность доку­ментирования конфиденциальной информации, касающаяся уже не­посредственно технологических процедур изготовления самого доку­мента, состоит в централизованном учете — присвоении единого учетного номера черновику и проекту будущего документа. Одно­временно на еще не изготовленный документ в службе КД за­полняется комплект учетных карточек. Полученный черновиком доку­мента учетный номер будет сопровождать проект документа, а затем и сам документ в течение его последующего «жизненного цикла». Обязательно учитываются проекты подготовленных конфи­денциальных электронных документов, телетайпограмм, факсов и телеграмм. Ответным документам присваивается новый учетный номер. Приложения к подготовленным конфиденциальным доку­ментам являются самостоятельными документами и имеют свои учетные номера по соответствующим видам учета, в том числе номер открытого документа, если приложение не содержит защи­щаемых сведений.

В случае, когда исполнитель имеет разрешение на самостоятельное изготовление конфиденциальных документов, перед выполнением этого этапа он обязан передать черновик в службу КД для учета. После регистрации черновик возвращается исполнителю под роспись в учетной карточке подготовленного документа. Учету подлежат чер­новики всех конфиденциальных документов независимо от места их I составления и последующего изготовления проекта документа.

В учетной карточке подготовленного документа отражается пос­ледовательно ход работы над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения. Карточка включает в себя следующие зоны: а) зону исходных сведений о документе (учетный номер и гриф конфиденциальности; дата печатания, вид и краткое содержание, подразделение и фамилия исполнителя, номер носителя, с которого печатался проект документа и др.), б) зону рабочих сведений о документе (росписи за уничтожение черновика и дата; дата выдачи; количество листов, экземпляров; кому выдан и др.), в) зону отметок об отправлении и возврате документа, г) зону отметок о передаче документа на другие участки службы КД или движении документа, д) зону отметок о подшивке документа в дело или взятии его на инвентарный учет, е) зону отметок об уничтожении документа. Учетная карточка регистрируется в жур­нале учета карточек подготовленных документов, имеющем графы: учетный номер и гриф конфиденциальности; подпись сотрудника участка подготовленных документов за получение карточки документа и дата; примечание.

Как мы видим, подготовленный черновик и проект будущего документа постоянно находятся под контролем службы КД независимо от места и способа их изготовления. Этим в определенной мере обеспечивается сохранность информации, которую руковод­ство фирмы решило зафиксировать на том или ином типе носителя. Если открытые документы регистрируются только после их под­писания или утверждения руководителем, то конфиденциальные документы — до изготовления проекта документа с черновика. Процесс превентивного, предупредительного контроля за докумен­тированием конфиденциальной информации и технологическая ре­ализация этого процесса входят обязательной составной частью в структуру системы защиты информации от несанкционированного доступа к информации постороннего лица и утраты носителя или конфиденциальности информации. Интересно, что еще не согла­сованный окончательно, не подписанный и не утвержденный проект конфиденциального документа на этапе окончания работы над чер­новиком обязательно зафиксирован по двум видам учета: во-пер­вых, по учету носителей документированной информации И, во-вторых, по учету подготовленных документов, в учетной карточке которого последовательно отражается ход работ над проектом до­кумента в процессе его изготовления, издания, последующего ис­полнения или отправки, хранения или уничтожения.

Целью этапа изготовления конфиденциального документа явля­ется перепечатывание черновика документа и создание оформлен­ного в соответствии с государственным стандартом оригинала (бе­ловика) проекта документа, предназначенного по окончании этапа издания стать подлинником документа.

Этап изготовления конфиденциальных документов включает следующие технологические процедуры:

• прием работником службы КД от исполнителя черновика
документа;

• традиционный или автоматизированный учет черновика и про­екта подготовленного документа;

• печатание и выдача черновика и проекта документа испол­нителю;

• перепечатывание отдельных листов и документа в целом;

снятие копий с документа, производство выписки и изго­товление дополнительных экземпляров документа;

• ежедневная проверка наличия у работника службы КД чер­новиков и проектов документов, находящихся на этапе из­готовления.

При полном перепечатывании документа его новый вариант регистрируется за новым учетным номером. Новый учетный номер присваивается также копиям и выпискам из документа. До­полнительно размноженные экземпляры документа учитываются в карточке и за номером основного документа с проставлением соответствующей отметки на размноженном документе и учетной карточке. Ценные текстовые и табличные конфиденциальные до­кументы с грифом строгой конфиденциальности изготавливаются централизованно в помещении службы КД с использованием пи­шущих машин или персональных ЭВМ. Информационные показа­тели в черновиках этих документов не указываются, а вписываются от руки первым руководителем в уже изготовленный экзем­пляр документа.

Чертежно-графическая документация изготавливается децент­рализованно исполнителями с соблюдением установленных пра­вил и под контролем руководителя подразделения (направления деятельности) фирмы и службы КД.

Конфиденциальныедокументы могут копироваться и размно­жаться с помощью соответствующейорганизационной техники и с соблюдением действующих требований по защите информации и сохранности всех сопровождающих этот процесс промежуточных носителей (печатных форм). Копирование и размножение конфи­денциальных документов всегда санкционируется полномочным должностным лицом с проставлением необходимых записей в учет­ной форме основного документа и на самом документе. Копиро­вальная техника должна располагаться в помещении службы КД. Множительная техника обслуживается специалистами соответству­ющего структурного подразделения фирмы.

На принтере, как правило, изготавливается только один эк­земпляр конфиденциального документа. После окончательного со­гласования с него на копировальном аппарате снимается количе­ство копий, указанное на обороте документа. На последнем листе всех экземпляров отпечатанного документа (на лицевой или оборотной стороне) проставляются учетный но­мер, гриф конфиденциальности документа, фамилия исполните­ля и номер его телефона, фамилия лица, печатавшего документ, и дата. Указывается количество изготовленных экземпляров и при необходимости — адресность каждого из них. Может указываться номер магнитного носителя, с которого печатался документ. Кроме того, учетный номер с указанием грифа конфиденциальности про­ставляется на нижнем поле каждого листа документа, что закреп­ляет каждый лист за документом определенного номера. Количе­ство экземпляров документа определяет исполнитель, исходя из реальной потребности в них.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: