Обработка изданных документов

Стадию обработки изданных документов можно разделить на два технологических комплекса: а) комплекс процедур передачи в службу КД и обработки документов, предназначенных для отправки, и б) комплекс процедур передачи в эту службу и обработ­ки внутренних документов.

Первый комплекс включает в себя следующие процедуры:

• получение документа от исполнителя;

• получение документа с другого участка службы КД (инвен­тарного, архивного);

• подготовка Документа к отправлению;

• отправление пакетов (конвертов).

В процессе обработки отправляемых конфиденциальных доку­ментов решаются следующие задачи обеспечения защиты инфор­мации и ее носителя:

• исключение возможного тайного вскрытия конверта и не­
санкционированного ознакомления с документом при его
пересылке (передаче) адресату, возможности подмены до­кумента и листов;

• ограничение возможности утери, кражи или подмены конверта с конфиденциальным документом;

• подтверждение факта отправки документа и правильности
оформления этого факта в учетных формах;

• исключение ошибочной отправки документа, конверта дру­гому адресату, необоснованной рассылки документов ряду адресатов.

Разрешением на отправку конфиденциального документа явля­ется подписанное первым руководителем фирмы сопроводитель­ное письмо к документу или разрешительная запись, сделанная лично руководителем в учетной форме, если документ отправля­ется без сопроводительного письма. Отправка конфиденциальных документов осуществляется централизованно службой КД фирмы. В некрупных фирмах — секретарем-референтом или управляющим делами. Исполнителям запрещается лично отправлять конфиденциальные документы.

При подготовке документа к отправлению на лицевой стороне конверта обозначаются: гриф конфиденциальности и другие не­обходимые адресные реквизиты, номера вложенных документов. На оборотной стороне в местах склеивания клапанов конверта ставится печать фирмы. Конверты с конфиденциальными документами должны передаваться курьерами адресатам под роспись за получение конверта в разносной книге, реестре или расписке. Курьерам не разрешается пользоваться общественным транспортом.

При отправлении конфиденциальных документов заказными и ценными почтовыми отправлениями используется двойное пакети­рование документов (вкладывание конверта в конверт). Гриф кон­фиденциальности и иные отметки ставятся на внутреннем конверте, который опечатывается и при необходимости прошивается. Внешний конверт оформляется в соответствии с Почтовыми правилами. Кон­верты (пакеты), предназначенные для отправления конфиденциаль­ных документов, должны быть светонепроницаемыми. Особое вни­мание обращается на прочность проклеивания клапанов конвертов, исключающее возможность «отпаривания» мест склейки. Тексты от­правляемых писем, телеграмм, телексов, факсов целесообразно шиф­ровать. Факт оправления конфиденциальных документов подтверж­дается почтовыми реестрами.

Второй комплекс — передача работником службы КД изданных внутренних документов на исполнение, для использования или озна­комления по своему содержанию соответствует составу стадий вход­ного документопотока и включает в себя:

• передачу документа соответствующему руководителю для рас­смотрения и исполнителю (исполнителям) для работы;

• ознакомление с документом соответствующих сотрудников фирмы;

• пополнение, использование и возвращение документа от исполнителя;

•передачу документа на другие участки службы КД.

Технология выполнения перечисленных стадий аналогична рас­
смотренной выше.

Тема 4. Обработка входящих конфиденциальных документов

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: