Учет поступивших пакетов и документов

В открытом делопроизводстве поступившие в фирму пакеты, конверты и другие почтовые отправления никогда не ставятся на индивидуальный учет, возможная утеря конверта с документами или некомплектность документа в конверте обычно не является предметом большого беспокойства.

Иначе обстоит дело с поступа­ющими пакетами и конвертами, содержащими конфиденциальные документы. Задача правильной организации работы с пакетами и предотвращения реальной опасности несанкционированного озна­комления с документами в пути следования пакета или их утраты в результате вскрытия, утери, кражи пакетов, уничтожения или подмены документов становится актуальной. В основе решения этой задачи лежит выполнение комплекса технологических процедур, включающего: прием пакетов, учет пакетов, распределение и вскры­тие пакетов, выделение из общего документопотока ценных и кон­фиденциальных документов, закрытие журнала учета пакетов.

При выполнении указанного комплекса процедур осуществля­ются:

• контроль сохранности, целостности и комплектности доку­ментов, установление возможного факта несанкциониро­ванного вскрытия пакета на пути его следования от отправи­теля до адресата;

• исключение случаев попадания в фирму пакетов и докумен­тов, принадлежащих другим организационным структурам, и разглашения их секретов;

• документированное удостоверение факта получения пакета с конфиденциальными документами от службы доставки с целью предотвращения утраты документов после вскры­тия пакета;

• формирование исходной учетной базы для последующей ре­гистрации документов и фиксирования их местонахождения;

• учет документов, присланных во временное пользование (для согласования, ознакомления и т.п.);

• исключение возможности ознакомления работниковслужбы
КД с документами, составляющими особую ценность или имеющими помету «Лично»;

• предотвращение утраты документов или их частей за счет
неполного изъятия их из пакетов;

• контроль соответствия количества поступивших документов количеству документов, переданных на регистрацию;

• установление связи исходящего номера поступившего документа с его регистрационным входящим номером и номером в передаточной учетной форме (журнале);

• обеспечение проверки наличия документов, зарегистриро­ванных в пакетно-контрольном журнале (описи) учета па­кетов.

Поступающие пакеты, конверты до их вскрытия и незаконвертованные документы должны быть зарегистрированы в традицион­ном или электронном журнале (описи) учета пакетов. Запись, сде­ланная в журнале, документирует факт доставки пакета или доку­мента и является первоисточником, основанием для последующего контроля полноты состава зарегистрированных документов.

Графы журнала учета пакетов делятся на три зоны: а) исход­ные сведения о пакетах (наименование и номер доставочного до­кумента — реестра, расписки и др.; количество пакетов или незаконвертованных документов, экземпляров; подпись курьера, на­рочного), б) исходные сведения о документах (порядковый номер пакета или незаконвертованного документа; номер документа, ука­занный на пакете; откуда поступил документ; количество листов в документе; входящий номер документа; подпись работника служ­бы КД, подтверждающая получение пакета или документа, дата), в) рабочие сведения (инвентарный или другой регистрационный номер документа; отметка о возврате ошибочно присланных доку­ментов; отметка об отправлении или возврате документов).

В фирме должен быть установлен порядок, при котором все па­кеты, конверты, а также незаконвертованные документы, поступа­ющие по любой линии связи (в том числе получаемые от посетите­лей), принимались только работником службы КД, а в некрупных фирмах — секретарем-референтом первого руководителя. Это связано прежде всего с трудностью выделения конфиденциальных доку­ментов из общего потока корреспонденции. Трудность состоит в том, что, как правило, на пакетах, конвертах и часто на самих документах отправителем не ставится гриф конфиденциальности. Это объясня­ется не только сугубо индивидуальным подходом к присвоению информации статуса конфиденциальной, но и нежеланием отпра­вителя обращать внимание посторонних лиц на гриф ограничения доступа.

Учитывая эту особенность, вскрытие конвертов, предваритель­ное рассмотрение и распределение всей поступающей корреспон­денции фирмы выполняется указанным выше работником, хорошо знающим структуру фирмы, функции структурных подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации. Вскрыва­ются все конверты (кроме имеющих помету «Лично»). Поступившие электронные документы первоначально вводятся в предварительный массив компьютера этого работника с целью выполнения ука­занных выше процедур. Введение электронных документов, а также электронных аналогов бумажных документов до регистрации сразу в рабочий массив компьютера не допускается.

Изъятые из пакетов, конвертов поступившие документы работ­ник делит на две группы: имеющие гриф или какую-либо помету ограничения доступа и не имеющие такой пометы. Документы вто­рой группы сравниваются с перечнем сведений, отнесенных к кате­гории конфиденциальных. При совпадении содержания или его эле­ментов, темы поступившего документа с одной из позиций переч­ня сотрудник ставит на документе гриф ограничения доступа необ­ходимого уровня конфиденциальности, срок его действия и усло­вия снятия, указанные в перечне. Внесенные сведения заверяются подписью руководителя службы КД.

Документы, отнесенные к ка­тегории конфиденциальных (в том числе электронные, факсимиль­ные и др.), вносятся в журнал (опись) учета пакетов с целью включения их в первичную систему обеспечения безопасности ин­формационных ресурсов фирмы. Документы, не содержащие кон­фиденциальных сведений, передаются для дальнейшей обработки сотруднику службы открытой документации. Если документ посту­пил с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случае, когда документ не входит в число конфиденци­альных для данной фирмы. Гриф может быть изменен только в сторону повышения уровня конфиденциальности. Фирма обязана защищать не только свои секреты, но и секреты всех юридических и физических лиц, установивших с ней деловые контакты.

Учет пакетов и незаконвертованных документов в технологическом аспекте тесно связан с учетом поступивших (входящих) конфиденциальных документов. Учету подлежат все зарегистри­рованные в журнале (описи) учета пакетов конфиденциальные документы независимо от предполагаемого периода их конфиденциальности. Карточка учета входящего документа включает следующие зоны:

а ) зона исходных сведений о документе (входящий номер и гриф конфиденциальности; дата поступления; исходящий номер доку­мента и дата; количество листов основного документа и приложе­ний; откуда поступил; вид документа и его краткое содержание),

б) зона сведений о месте хранения документа (индекс дела, номе­ра листов дела, росписи, подтверждающие правильность отметок о подшивке документа; отметки о проверках наличия документа),

в) зона сведений о местонахождении (движении) документа (кому
выдан; количество листов основного документа и приложений;
роспись в получении и дата; роспись за возврат и дата; сведения
о движении первого экземпляра карточки; отметка о проверке
закрытия всех позиций карточки),

г) зона сведений об отправкедокумента (куда направлен документ; количество листов основного документа и приложений; наименование и номер сопрово­дительного документа и его дата; росписи о проверке правильности отметок об отправке; отметка о возврате).

Традиционный или автоматизированный учет поступивших до­кументов полностью соответствует рассмотренному выше типово­му составу технологических процедур. Номер поступившего доку­мента проставляется не только во входящем штампе на первом листе документа, но и на первом листе каждого приложения в
штампе «К вх. № *;» с указанием года регистрации. Во входящем штампе документа дополнительно фиксируется количество листов основного документа и приложений с указанием грифа их конфиденциальности, например: «Количество листов: 1к + 5нк». При наличии в полученном конверте нескольких документов каждый из них учитывается за отдельным номером.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: