Назначение и порядок проведения проверки наличия документов, дел и носителей информации

Целью проверки наличия документов, дел и носителей конфи­денциальной информации является установление их реального соот­ветствия записям в учетных формах, сохранности, целостности и комплектности, а также своевременное выявление фактов утраты конфиденциальных материалов и определение правильности вы­полнения процедур и операций по их учету, хранению и исполь­зованию. Проверки стимулируют тщательное соблюдение всеми со­трудниками фирмы требований по работе с конфиденциальными материалами, обеспечение их физической сохранности и в конеч­ном счете — информационной безопасности фирмы.

Проверка всегда ведется от учетных данных к документам, эк­земплярам документа и составным частям каждого документа или дела. Кроме того, в ходе проверки рассматриваются вопросы сня­тия с документов грифа конфиденциальности. Проверки наличия конфиденциальных материалов могут быть регламентированными (периодическими) и нерегламентированными (непериодическими).

Регламентированные, обязательные проверки наличия документов, дел и носителей информации проводятся ежедневно, ежеквартально и по окончании календарного года. Они охватывают весь массив конфи­денциальных материалов фирмы.

Нерегламентированные проверки осу­ществляются при смене руководителей подразделений или направле­ний деятельности фирмы, увольнении сотрудников, после завершения экстремальной ситуации, при выявлении факта возможной утраты информации и в других случаях. Этот вид проверки обычно ограничивается конкретной частью конфиденциальных материалов. Ежедневные проверки наличия (самопроверки или проверки вторым работником) проводятся в конце рабочего дня всеми со­трудниками фирмы, работающими с конфиденциальными материалами. Квартальные и годовые проверки наличия осуществля­ются специально назначаемой комиссией. По результатам квар­тальной и годовой проверок составляется акт.

Технологическая схема проверки наличия документов, дел и но­сителей информации включает в себя следующие процедуры:

• подготовка квартальной или годовой проверки;

• проверка в службе конфиденциальной документации;

• проверка на рабочих местах исполнителей;

• оформление и анализ результатов проверки.

В процессе проведения квартальной проверки наличия конфиден­циальных материалов контролируется сохранность традиционных и электронных документов, находящихся на исполнении у сотрудни­ков фирмы и не подшитых в дела. Одновременно проверяется соблю­дение сотрудниками установленного порядка работы с конфиденци­альными материалами, их хранения, правильности ведения внутрен­ней описи документов, находящихся у исполнителя, своевременнос­ти и полноты ежедневной сдачи всех материалов в службу КД. Про­верка ведется только в присутствии самого сотрудника.

В процессе проведения годовой проверки наличия конфиденци­альных материалов контролируется сохранность всех традицион­ных и электронных документов, как находящихся на исполнении, так и исполненных, подшитых в дела независимо от времени их поступления, получения или издания. Дела проверяются полистно. Отсутствие конфиденциального документа, дела или носителя информации у сотрудника, которому они были выданы, считается утратой этих материалов. В подобном случае комиссия составляет соответствующий акт и немедленно докладывает об утрате первому руководителю фирмы для принятия решения. Акт составляется также в случае обнаружения в базе данных компьютера сотрудника или на дискете неучтенной или несанкционированно сохраненной копии электронного документа.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: