Распределение, рассмотрение и направление документов на исполнение

По завершении процедур традиционного или автоматизиро­ванного учета поступившие конфиденциальные документы пере­даются для работы руководителям и сотрудникам фирмы. Следует помнить, что при выходе за пределы службы КД документы под­вергаются широкому спектру реальных угроз за счет санкционированного включения в работу с ними значительного числа со­трудников и соответствующего возрастания количества источни­ков, владеющих конфиденциальными сведениями. Передача до­кументов сопровождается выполнением следующих процедур:

• распределение документов;

• рассмотрение документов руководителями;

• передача документов исполнителям или на другие участки службы КД.

Цель процедуры распределения поступивших документов — оп­ределение рационального пути (маршрута) дальнейшего движения документа в соответствии с его функциональной принадлежнос­тью и местом в разрешительной системе доступа к конфиденци­альной информации.

В соответствии с системой доступа, функционирующей в фирме, поступившие традиционные и электронные документы распреде­ляются на следующие группы:

• подлежащие рассмотрению первым руководителем;

• подлежащие рассмотрению конкретными заместителями пер­вого руководителя;

• передаваемые руководителям структурных подразделений или направлений деятельности фирмы;

• передаваемые непосредственно исполнителям в соответствии со специальным перечнем.

• При рассмотрении документов руководителем должны быть ре­шены следующие задачи обеспечения защиты информации:

• принятие правильного решения по составу исполнителей, допускаемых к документу;

• исключение возможности ознакомления с документом посторонних лиц в процессе работы руководителей с документами;

• исключение возможности кражи или копирования докумен­тов посетителями, техническим и обслуживающим персона­лом, секретарем и другими лицами;

• исключение возможностиутечки информации по техническим каналам (визуальному, акустическому или другим), например, при безответственномобсуждении содержания конфиденциального документа по незащищенным линиям связи;

• фиксирование факта передачи документа руководителю и воз­вращения документа от него;

• обеспечение физической сохранности всех частей документа
(приложений, листов и т.п.).

Передача документов руководителям осуществляется работником службы КД под роспись в традиционном журнале учета докумен­тов, передаваемых руководству, или бумажном экземпляре анало­гичного электронного журнала (описи). Роспись за документ ста­вится в учетной карточке документа в том случае, если руководи­тель является исполнителем данного документа. При рассмотрении документа в присутствии работника службы КД запись в журнале не делается. Передавать конфиденциальные документы руководи­телям через их секретарей или без росписи в учетной форме не разрешается.

Традиционные и электронные конфиденциальные документы перемещаются между руководителями или между руководителями и исполнителями только через службу КД. После рассмотрения до­кументов руководитель возвращает их работнику службы КД. В учет­ную карточку документа переносятся из резолюции фамилии со­трудников фирмы, которым документ должен быть направлен. Ре­золюция в полном объеме в учетную форму не переносится. Если сотрудник допускается только к части документа, то в резолюции следует четко указывать конкретные пункты, разделы, страницы, приложения, с которыми этот сотрудник может быть ознакомлен.

Конфиденциальные документы, которые в соответствии с ука­занным выше перечнем не передаются на рассмотрение руководи­телю фирмы, направляются руководителям подразделений (направ­лений деятельности), главным менеджерам, отдельным сотрудни­кам. Адресование этих документов (их разметка) выполняется ру­ководителем службы КД. Разметка оформляется в виде резолю­ции, но без указания задания по исполнению и срока исполнения.

Документы, возвращенные руководителем с резолюцией, и документы, прошедшие разметку в службе КД, передаются ис­полнителям для ознакомления, использования в работе или ис­полнения (работы с ними). Документы могут также быть переданы по передаточному журналу на другие участки службы КД — ин­вентарный, документов предварительного учета, архивный и др.

Ознакомление с конфиденциальным документом представляет собой процесс информирования сотрудника фирмы или иного за интересованного лица, осуществляемый и соответствии с резолю­цией руководителя, о принятом им решении или решении другой организационной структуры. Процесс завершается проставлением сотрудником на документе визы ознакомления и не требует, как правило, последующего составления другого документа или по­вторного обращения к этому документу. Ознакомление с докумен­том производится в помещении службы КД. Документы, предназ­наченные для исполнения или использования в работе выдаются на рабочие места сотрудникам фирмы.

Работник службы КД, выдавая документы сотрудникам для ознакомления или работы, обязан:

• не допустить выдачу документа лицу, не имеющему права доступа к нему;

• в присутствии сотрудника проверить физическую сохран­ность документа, наличие всех приложений, листов и других частей документа, зафиксировать факт передачи доку­мента в учетной форме под роспись сотрудника;

• знакомить сотрудника только с той частью документа, ко­торая ему адресована; не разрешать сотрудникам при ознакомлении с документом делать выписки из текста на лис­точки, в записные книжки и т.п.;

• предотвращать любую возможность ознакомления с доку­ментом постороннего лица;

• обеспечить учет документов, находящихся у сотрудников,
контроль сохранности этих документов в рабочее и нерабочее время.

Документы выдаются исполнителям для работы под роспись в традиционной учетной карточке или бумажном экземпляре элект­ронной учетной карточки. Электронные документы передаются в копии в базу данных компьютера (рабочей станции) исполнителя с предварительным внесением исполнителем в электронную учет­ную карточку документа, находящуюся в компьютере службы КД, своей электронной подписи.

Все полученные исполнителем конфиденциальные документы (бумажные, на машинном носителе и электронные) в обязатель­ном порядке вносятся им в традиционную внутреннюю опись до­кументов, находящихся у исполнителя. Опись предназначена для проверки наличия документов и записи отметок службы КД о возврате документов исполнителем. Опись хранится у исполнителя, ее электронный контрольный аналог может включаться в базу данных компьютера службы КД.

При возврате исполнителем документа в службу КД проверяется соответствие документа учетной форме и его комплектность, т.е. со­хранность и целостность всех частей документа, листов. Количество управленческих решений и действий, ре­зультатов Листов обязательно просчитывается и вносится в учетную форму при любой передаче документа. Делается это с целью подтверждения факта сохранности, целостности листов и полного их приема ис­полнителем или работником службы КД. Кроме того, при просчитываниилистов путем их перелистывания (перекладывания) выявляется возможная подмена листов или их порча (отрыв части листа, изменение формата листа и т.п.). Только после выполне­ния этих действий в учетной форме ставится отметка и роспись о приеме документа.

За возврат документа работник службы КД проставляет рос­пись в учетной карточке документа и внутренней описи докумен­тов, находящихся у исполнителя. Одновременно работник службы делает отметку о новом местонахождении документа в контрольно-учетном журнале (или электронной описи учетных карточек).

При передаче документа на другой участок службы КД для под­шивки в дело, отправки, постановки на инвентарный учет и т.п. вместе с документом передается его учетная карточка, которая затем возвращается с отметкой о выполненных операциях. Росписи за по­лученные документы и карточки ставятся в передаточном журнале.

Тема 5. Технология хранения конфиденциальных документов

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: