Формирование и оформление дел

Дела с конфиденциальными документами всегда формиру­ются централизованно в службе КД. Формирование и хранение таких дел на рабочих местах сотрудников фирмы не разрешается. В процессе формирования и хранения возникают серьезные уг­розы конфиденциальным делам и документам, которые могут по­лучить реальный характер в результате:

• получения сотрудником, работающим с делом, большего объема конфиденциальной информации, чем это необходимо (из-за неправильного формулирования заголовков дел в номенклатуре или ошибочного распределения, систематизации документов по делам);

• утери работником службы КД контроля использования дел сотрудниками фирмы (из-за плохо организованного ежедневного учета выдачи и возвращения дел);

• утраты (кражи, утери) дела или содержащегося в нем доку­мента, частей документа, подмены документов, отдельных листов;

• ошибочной выдачи дела сотруднику, не имеющему права
доступа к данному делу;

• доступа к делам посторонних лиц как следствие ошибочных
действий персонала или невыполнения персоналом порядка
обеспечения сохранности дел (например, невыполнения тре­бований инструкции об эвакуации дел и документов в усло­виях экстремальной ситуации).

При формировании конфиденциальных документов в дела дол­жна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотруд­ников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечи­ваться информационная взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохран­ности дел и документов.

Технологическая схема, процесса формирования и оформления кон­фиденциальных дел включает следующие процедуры: оформление дела при его заведении; оформление дела при его формировании; оформление дела (тома) при его закрытии; выдача законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников.

Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются:

• оформление обложки дела с указанием грифа конфиденци­альности дела;

• оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);

• оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (по­мещается в конверте на внутренней стороне обложки);

• подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;

•внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.
Датой заведения дела является дата поступления первого до­кумента на подшивку в дело. Обложка конфиденциального дела оформляется в соответствии с общими правилами. Гриф конфи­денциальности указывается в верхнем правом углу обложки дела. В целях затруднения поиска дел посторонним лицом заголовок дела на обложке может не указываться, ставится только индекс дела по номенклатуре.

Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих кон­фиденциальные документы, выполняет функцию учета докумен­тов, включенных в дело, и содержит графы: учетный номер до­кумента, гриф конфиденциальности, дата подписания или ут­верждения, вид, краткое содержание, номера листов дела, соот­ветствующих расположению документа в деле. Опись подшивается в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную ну­мерацию листов. По описи проверяется сохранность документов и их комплектность.

Магнитные носители (дискеты и др.) с документами хранятся в специальных футлярах, оформление лицевой стороны которых аналогично оформлению традиционного дела. В футляр вкладыва­ются: список исполнителей, допущенных к носителю, карточка разрешений и выдачи носителя, бумажный экземпляр электрон­ной описи документов, записанных на носителе.

Особенностями процедуры оформления дела при его формирова­нии являются:

• проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали);

• внесение данных о подшиваемых документах во внутрен­нюю опись дела;

• нумерация листов документа в деле;

• при необходимости внесение изменений в реквизиты об­ложки дела;

• подшивка документа в дело (прошнуровывание листов до­кумента), проверка правильности нумерации листов;

• внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;

• проверка правильности подшивки документа;

• возвращение учетной карточки документа на соответствующий участок службы КД, в картотеку по принадлежности.

В дело включаются только исполненные конфиденциальные документы одного календарного года в комплекте с приложениями и всеми материалами, инициировавшими и сопровождавшими про­цесс исполнения документа. Копии формируются в отдельное дело. Сведения о документе вносятся в опись перед его подшивкой в дело.

Запрещается подшивать в одно дело конфиденциальные и откры­тые документы. Каждый том дела имеет самостоятельную нумера­цию листов. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа, не затрагивая текст документа. Не допускается открывать очередной том дела до закрытия предыдущего. Ошибки в нумерации листов оговариваются в описи и заверительной над­писи. Исправления, вносимые в опись дела, заверяются исполни­телем и сотрудником службы КД.

Особенностями процедуры оформления дела (тома) при его зак­рытии являются:

• подшивка и оформление заверительного листа — листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долго­временного периода конфиденциальности);

• оформление итоговой записи во внутренней описи дела;

• опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

• внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;

• проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенкла­туре дел;

• при необходимости — внесение дела в инвентарную опись
законченных производством дел, картотек и журналов;

• по окончании года — закрытие номенклатуры дел, всех кар­тотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;

• внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;

• при необходимости — внесение закрытых картотек и журна­лов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.

Дата закрытия дела — дата оформления заверительного листа в деле. Дело (том) может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу и году (периоду).

Законченные производством (закрытые) конфиденциальные дела в течение определенного и иногда достаточно длительного времени активно используются в текущей работе сотрудников фирмы, выдаются им для решения тех или иных вопросов.

Особенности процедуры выдачи законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников:

• проверка работником службы КД полномочий исполнителя — наличия на обложке дела или в карточке учета разрешений и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу (папке, альбому, дискете);

• выдача дела сотруднику под роспись в карточке учета разре­шений и выдачи;

• помещение карточки учета разрешений и выдачи дела в кар­тотеку «За исполнителями»;

• при возврате дела сотрудником — проверка соответствия до­кументов дела сведениям, зафиксированным во внутренней описи, контроль комплектности дела и документов, сохран­ности всех их элементов;

• роспись работника службы КД за возврат дела в карточке учета разрешений и выдачи, а также внутренней описи до­кументов, находящихся у исполнителя;

• помещение дела и карточки в места хранения.

Выданные исполнителям для работы дела должны быть возвра­щены ими в службу КД в тот же день. Хранение дел с конфиденциальными документами на рабочих местах руководителей и специалистов дольше одного рабочего дня запрещается. Конфиденциальные текущие и архивные дела хранятся централизованно в службе КД в условиях, исключающих их хищение, уничтожение или несанкционированный доступ посторонних лип. Хранить их вместе с делами открытого доступа не разрешается.

Дела в службе КД хранятся в сейфах (металлических шкафах), которые всегда должны быть заперты. На внутренней стороне двер­цы сейфа (шкафа) должна быть наклеена опись архивных дел или номенклатура дел текущего года с указанием особенностей распо­ложения дел на каждой из полок, а также указана последователь­ность эвакуации дел при экстремальных ситуациях. Дела, как пра­вило, располагаются в последовательности номеров. Магнитные но­сители информации хранятся в футлярах по тому же принципу, также в металлических шкафах, в ячейках, в вертикальном поло­жении.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: