Пояснювальна записка

Пояснювальна записка – доповнення і пояснення основного документа (програми, звіту, проекту) чи зазначеннями причини того, що сталося.

Реквізити:

· назва установи;

· додаткові дані про організацію (для зовнішніх);

· назва структурного підрозділу або посада;

· прізвище, ініціали особи, яка оформлює записку;

· адресат – посада, звання, прізвище, ініціали особи, якій подається записка, у давальному відмінку;

· назва документа;

· дата;

· номер;

· заголовок до тексту;

· текст;

· підпис автора.

Зразок:

Директорові Інституту української мови

Національної академій наук України

акад. Дерев’янченку В. В.

канд. філол. наук Комишанченка М. С.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Доводжу до Вашого відома, що причиною мого затримання у відрядженні на 3 дні в Миколаївському національному аграрному університеті стала надання допомоги викладачам у підготовці до свята Днів української культури та мій виступ на вечорі 19.11.2001р.

24.11.12 р. (підпис)

6. Доповідна записка

Доповідна записка – документ, який укладається за вказівкою керівника або з ініціативи автора і повідомляє про певний факт, подію, подає звіт про виконання службових обов’язків або взятих на себе зобов’язань, а також спонукає керівника до прийняття конкретних рішень.

Доповідні записки поділяють:

За місцем укладання:

а) внутрішні, які адресують керівникові установи чи структурного підрозділу;

б) зовнішні, що направляють керівництву, якому підпорядкована організація.

За призначенням:

а) звітні, в яких звітують про виконання службових обов’язків;

б) інформаційні, де повідомляють про конкретні факти;

в) ініціативні, які спонукають керівника до прийняття конкретних рішень.

За формою:

а) стандарті, що оформляють на бланках установи;

б) індивідуальні, які укладають на стандартному аркуші А4.

Реквізити:

· адресат (кому адресована доповідна записка): посада, прізвище й ініціали посадової особи;

· назва документа;

· дата;

· номер документа;

· місце складання;

· заголовок до тексту;

· текст;

· додаток, підстава;

· підпис.

Зразок:

Директорові Медвинської ЗОШ

Богуславського р-ну Київської обл.

Сидоренку Т. П.

завідувача бібліотеки Петренко Г.О.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Прошу Вашого сприяння щодо придбання за державні кошти для шкільної бібліотеки таких книг, випущених видавництвом «Либідь» (Київ) у 2012 році:

- Кислюков В. Ф., Лущик В.В. Будова й експлуатація автомобілів. 2012 – 10 примірників.

- Огієнко І. Життєписи великих українців. 2012 – 3 приміники.

- Юрківський В.М. Країни світу: Довідник. 2012 – 10 примірників.

Книги можна придбати за адресою: 01004, Київ, Пушкінська, 32, видавництво «Либідь».

23.03.12 (підпис)

7. Довідка

Довідка – документ інформаційного характеру, що описує і засвідчує факти, події з життя й діяльності окремих громадян, різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств та подається на запит до іншої установи.

Довідки поділяють:

За змістом: особисті та службові.

Особисті підтверджують той або інший біографічний чи юридичний факт із життя конкретної особи.

Службові довідки об’єктивно відображають стан справ конкретного структурного відділу чи установи, інколи містять таблиці, графіки, додатки. Якщо така довідка охоплює відомості з кількох питань, її текст може складатися із розділів.

За місцем укладання:

· зовнішні (направляються до іншої, як правило, вищої установи і підписуються керівником установи);

· внутрішні (подаються керівникові установи або на розгляд колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки).

Реквізити:

· назва міністерства чи відомства, установи;

· додаткові дані про організацію – адреса, телефони, факси, електронна адреса (для зовнішніх службових довідок);

· дата, номер, місце укладання (для внутрішніх довідок);

· назва документа, текст, підписи службових осіб;

· печатка.

Зразок:

Житлово-експлуатаційне

управління № 6 м. Одеса

ДОВІДКА № 53/75

04.11.12 м. Одеса

Видана Демченко Тетяні Петрівні в тому, що вона проживає з 1 вересня 2008 р. за адресою: м. Одеса, вул. Набережна, 53, кв. 407/3.

Видана для подання до Миколаївського національного аграрного університету.

Начальник ЖЕУ № 6 М.П. Гнатко

Секретар С.В. Чикова

Протокол

Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.

Групи протоколів:

· Стислі, де фіксуються лише ухвали.

· Повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

· Стенографічні, де усі виступи записані дослівно.

Реквізити:

· Назва виду документа (протокол).

· Порядковий номер протоколу.

· Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо).

· Назва підприємства, організації.

· Дата, місце проведення зібрання.

· Кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист.

· Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції,
наради (голови, секретаря, членів президії).

· Порядок денний. Питання мають бути сформульовані у називному відмінку.

· Текст.

· Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.

· Підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зібрань, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним. Він складається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання, ставлять після нього двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку, підкреслювати, а після прізвища ставити тире й викладати зміст доповіді за формою прямої мови. Якщо наявний текст доповіді, це необхідно позначити виноскою «текст доповіді додається».

Нижче занотовують питання та відповіді на них. Слова «УХВАЛИЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «СЛУХАЛИ» треба писати (друкувати) великими літерами з нового рядка. Після них ставлять двокрапку. Слово «УХВАЛИЛИ» пишуть після попереднього тексту великими літерами з нового рядка.

Якщо в ухвалі є різні за характером питання, то їх виділяють у групи, позначені арабськими цифрами.

Зразок:

ПРОТОКОЛ № 10

зборів орендного аграрного товариства «Лан».

12.12.12 м. Миколаїв

Голова: С. М. Руденко.

Секретар: А. М. Токарева.

Присутні:(список додано).

Відсутні: немає.

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

І. Звіт з виробничо-фінансової діяльності підприємства за 2012 р. (повідомлення головного бухгалтера С. В. Марченка).

ІІ. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни (повідомлення заст. директора С. М. Руденка).

І.СЛУХАЛИ:

С. В. Марченко доповів про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

Л. Я. Грищенко – вказав на необхідність ретельної підготовки матеріалів звіту.

Г. М. Коваль – запропонувала закінчити складання звіту до 10 січня 2013 р.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку й високу якість матеріалів звітів про виробничо-фінансову діяльність товариства за 2012 р.

2. Подати річний звіт до Облстату не пізніше 10 січня 2013 р.

II. СЛУХАЛИ:

С. М. Руденка – пропозиція включити до складу комісії 15 осіб.

УХВАЛИЛИ:

До 20.01.2003 р. створити комісію з контролю дисципліни в товаристві у складі 15 осіб. Список додається.

ДОДАТОК: реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику.

Голова С. М. Руденко

Секретар. М. Токарчук

Витяг з протоколу

Витяг з протоколу – один з наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам).

Його складають та передають (або надсилають) окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу. У протоколі, з якого зроблено витяг, вказують підставу, кому й коли подано чи надіслано витяг.

Реквізити:

· назва виду документа;

· номер протоколу;

· заголовок, де зазначається назва заходу, структурного підрозділу чи установи;

· дата засідання;

· текст;

· підписи голови та секретаря зборів,які підписали оригінал;

· печатка;

· засвідчення витягу (витяг є копією, тому засвідчується, як будь-яка копія).

Зразок:

ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ № 5

засідання профспілкового комітету МНАУ

від 11 березня 2013 року

СЛУХАЛИ: заяву Ю. І. Михайленка з клопотанням про виділення путівки до лікувально-профілактичного санаторію «Пуща-Водиця».

УХВАЛИЛИ: виділити Ю. І. Михайленкові путівку до названого санаторію.

Оригінал підписали:

Голова засідання (підпис) Л. Р. Прокіпко

Секретар (підпис) Н. І. Братчик

ЗАВДАННЯ

1. Напишіть зразок приватного листа та офіційного з дотриманням усіх реквізитів.

2. Запишіть правильно домашню та університетську адреси.

3 Запишіть правильно, які листи бувають за призначенням, за функціональними ознаками, за кількістю адресатів; складіть схему.

4. а) Напишіть лист, що містить привітання на адресу директора партнерської фірми з нагоди його ювілею.

б) Складіть лист на ім’я директора КСП «Райдуга» з проханням відпустити для Вашого підприємства сільськогосподарську продукцію (визначте самостійно, яку саме й у якому обсязі).

5. Уявіть, що Ви складаєте правила-вимоги до написання ділових листів. Від Вашого вибору нормативних форм, поданих у дужках, залежатиме правильність оформлення вимог.

Пишучи офіційні листи, треба (дотримувати, дотримуватися) (таких, слідуючих, наступних) правил.

Не забувайте, що листи (самий поширений, найпоширеніший) вид документації.

Листи (посилають, надсилають) конкретному (адресатові, адресантові).

Загальноприйнятою формою на початку листа (є, являється) (звертання, звернення).

У листах-запрошеннях, як правило, повідомляють про характер (міроприємсгва, заходу), (дату, число) проведення його.

Лист-нагадування (сповіщає, повідомляє) про наближення (терміну, терміна) виконання (замовлення, заказу).

(Не дивлячись, не зважаючи) на різноманітність проблем, про які (йдеться, мова йдеться) в листах, використовується обмежений перелік початкових і (заключних, прикінцевих) словосполучень.

(Приведені, наведені) в листі факти повинні бути точними, ілюстрованими (числовими, цифровими) даними.

Службові листи (відносяться, належать) до (головних, основних) засобів установлення (офіційних, офіціальних) (відносин, контактів) між підприємствами, установами, організаціями тощо.

6. Від поданих слів утворіть форми кличного відмінка, звертаючись у листах з проханням до партнерів, клієнтів, спонсорів, колег.

Пан, пані, добродій, колега, ректор, директор, міністр, професор, президент, товариство, учитель, пан ректор, пан міністр, пан президент. Ігор Степанович, Юрій Дмитрович, Валентин Борисович, Валентина Олександрівна, Лідія Дмитрівна, Олександра Юхимівна, Сава Андрійович, Віталій Ігорович, Валерія Іванівна, Інна Яківна, Євген Вікторович, Євгеній Степанович, Євгенія Львівна.

Не треба забувати, що в українській мові звертання на початку листа вживають у формі кличного відмінка, використовуючи шанобливі форми: «Шановний, -а, -е, -і», Вельмишановний, -а, -е, -і», Високоповажний, -а, -е, -і, Глибокошановний, -а, -е, -і» тощо. У листуванні прийнято зазначати звання адресата або вказувати його професію: Шановний пане професоре! Вельмишановний пане ректоре!

7. Запишіть у дужках види листів, які доведеться писати, якщо:

Вам надано матеріальну допомогу (...?);

Вам потрібні прайси на всі види продукції? (...?);

Ви хочете, щоб Вам надали довготерміновий кредит (...?);

Ви не можете більше нехтувати інтересами фірми через велику заборгованість з боку партнерів (...?);

Ви представляєте особу для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади (...?);

Ви будете забезпечувати якість товарів та прийнятні ціни на них (...?);

3 Вашої вини оплату в бухгалтерії здійснено із значним запізненням, і Ви просите (...?);

Ви відкриваєте персональну виставку і (...?);

Ви засвідчуєте своє захоплення успіхами партнера і хочете зробити йому приємне (...?);

Ви не маєте змоги задовольнити прохання співпрацівників...(...?);

Ви маєте варіанти реформування господарства і звертаєтеся до партнерів із...(...?).

Слова для довідок: запрошення, вибачення, рекомендація, відмова, пропозиція, запит, нагадування, подяка, прохання, вітання, гарантія.

8. Вставте замість крапок слова, що допоможуть розкрити зміст думок, висловлених у листах на адресу партнера.

Ми у великому... перед Вами. Дуже вдячні за Вашу... Просимо... за прикре непорозуміння. Маємо..., що наша співпраця буде... Просимо... кілька зразків із Вашої колекції. Дозвольте... вдячність за підтримку. Просимо... за створені Вам незручності. На жаль, ми змушені... контракт. Будемо раді... з Вами. Висловлюємо... за допомогу.

9. Від Вашого вибору слів, що в дужках, залежатиме рівень знань лексичних норм української мови.

Просимо (вислати, надіслати) нам прайси на всі (види, типи) Вашої продукції.

Ми готові (укласти, заключити) з Вами контракт.

Ми маємо намір налагодити ділову співпрацю з (компанією, кампанією).

Оскільки (у нас нема, ми не маємо) досвіду співпраці з Вашою фірмою, просимо (надіслати, вислати) нам рекомендаційні листи.

Назвіть особу, яка б могла (засвідчити, посвідчити) об’єктивність (наданої, поданої) інформації.

Просимо Вас (дотримувати, дотримуватися) всіх пунктів нашої угоди.

Ми не можемо (задовіпьнити, задовольнити) Вашого прохання.

Ви не (оплатили, заплатили, сплатили) вчасно рахунки.

Ми (переказали, перелічили, перевели, перерахували) до банку на Ваш рахунок 275 000 (гривнів, гривень).

(Перепрошуємо, просимо вибачити) за несвоєчасне (постачання, поставку) продукції.

Ми (завершили, закінчили) переговори, які тривали (близько, біля) двох (тижнів, неділь).

10. Утворіть моделі зі словами:

Шановний (а, е, і)

Висловити (що? кому? як?)

Надіслати (що? кому? як?)

Сплатити (що?)

11. Зробіть правильний вибір типових словосполучень, речень, уживаних у текстах листів.

Чекаємо на Вас – чекаємо Вас;

Дякуємо Вам – дякуємо Вас

Продовжити термін постачання – подовжити термін постачання

У найближчий час – найближчим часом

Надіслати повідомлення – прислати повідомлення

У нас нема досвіду – ми не маємо досвіду

Зателефонувати Вам – подзвонити Вам

Стати Вам у нагоді – стати Вам у пригоді

Плодотворна праця – плідна праця

Незважаючи на нагадування – не дивлячись на нагадування

Згідно з нашою домовленістю – згідно нашої домовленості

Ставимо до Вашого відома – доводимо до Вашого відома

У відповідності з домовленістю – відповідно до домовленості

Ми зможемо домовитися – ми зможемо договоритися

Мова йдеться про партнерство – йдеться про партнерство

У випадку невиконання – у разі невиконання

Розбіжності з основних питань – розбіжності по основних питаннях

Ми здібні забезпечити – ми здатні забезпечити

Об’єм роботи – обсяг роботи

Хочемо пояснити причини порушення умов контракту – хочемо з’ясувати причини порушення умов контракту.

12. Виправте помилки у нижчеподаних словосполученнях і реченнях. Поясніть характер помилок.

Заказний лист.

Колектив получив лист.

До нас прийшов лист.

Прислали по адресу.

Звернулися по адресу.

Почали переписуватися з партнерами.

Отримувач листа.

Відправитель листа.

Декілька екземплярів листів.

Точний адрес.

Автор листа підняв питання про постачання продукції.

Наші ціни по крайній мірі на 5 % нижчі ринкових.

Нам не підходить Ваша пропозиція.

Ви не познайомили нас із причинами невиконання плану поставок продукції.

Ми будемо настоювати на розторгненні з Вами контракту.

Вдячні, що Ви настроєні на дальшу співпрацю.

13. Поясніть, що таке тавтологія, плеоназм? Як уникнути цього небажаного явища в поданих словосполученнях і реченнях?

Спільне співробітництво. Спільна співпраця. Потерпіти повне фіаско. Абсолютно нові форми господарювання. У грудні місяці розпочнеться конференція. Багаточисленні колективи.

Ми умовилися, що умови договору ми розглянемо під час зустрічі з Вашим представником.

Повідомляємо, що Ваше повідомлення ми одержали вчора.

Маємо вільну вакансію.

Це новий прейскурант цін.

Висока якість продукції – це результат якісної праці працівників підприємства.

Нові інновації.

15. Перекладіть українською мовою:

В соответствии с Вашей просьбой –

В случае задержки –

Ставим Вас в известность –

Считаем необходимым –

Рады сообщить Вам –..

Просим принять во внимание –...

В сложившихся обстоятельствах –...

Во избежание задержки –...

Заверяем Вас –...

Благодарим Вас –...

Мы считаем, что –...

Спорные вопросы –...

В связи с вышеизложенным –...

Ввиду вышеизложенного –...

В настоящее время у нас нет возможности –...

Пользуясь случаем –...

Мы разделяем Ваше беспокойство –...

Следует отметить, что –...

Заранее благодарны –...

С наилучшими пожеланиями –...

С уважением –

16. Доберіть синоніми до стандартних форм, уживаних у листах.

Насамперед –...? Упродовж кількох років –...? На жаль –...? Незабаром –...? Нерідко –...? Дякуємо Вам –...? Просимо Вас –...? Відповідно до контракту –...? Попри труднощі –...?

17. Відредагуйте тексти листів, допишіть реквізити.

Лист-відповідь

Шановні колеги. Відповідая на Ваш запит по поставці турбогенераторів, пропонуємо Вам партію із 10 одиниць на тихже умовах.

Ціна таж за один турбогенератор, включая вартість комплекту запасних частин.

Термін постачання – що місячно рівними частинами.

Умови платежу тіж.

Просимо Вас дати відповідь на протязі 10 днів від дати отримання цього листа.

З повагою

Вельмишановна адміністрація «Укроптторгреклами»,

На протязі минулих двох місяців вам було надіслано три офіційних нагадування про заборгованність нашому міністерству.

Нажаль, ми не отримали жодної відповіді від вас, а в сьогоднішньому звіті бухгалтерії ваші платежі знову помічено як не оплачені.

Як ділові люди, ви, звичайно, розумієте складність ситуації. Досі наша співпраця була доволі плідною, але продовження її буде можливим лише в тому випадку, якщо ви сплатите борг до 3.03.2006 року.

На перед вдячні.

18. Перекладіть словосполучення.

Благодарим Вас, в знак благодарности, в соответствии с решением, высокоуважаемый господин, лицевой счет, обратиться по адресу, оказывать услугу, положение дел, принимая во внимание, принять решение.

19. Запишіть назви організацій та установ згідно з правописом.

(м)іністерство (о)світи (у)країни, (у)країнське (т)овариство (о)хорони (п)ам’яток (і)сторії та (к)ультури, (н)аціональний (б)анк (у)країни, (ц)ивільний (п)овітряний (ф)лот (у)країни, (м)іністерство (а)грарної (п)олітики (у)країни.

20. Складіть речення зі словами-паронімами:

1. адрес – адреса;

2. адресант – адресат.

Н е забувайте, надсилаючи листи, правильно адресувати їх.