Конференции для поставщиков

Претенденты, пожелавшие участвовать в конкурсе, приступают к подготовке своих предложений. Они должны будут указать все основные характеристики предложения, включая стоимостные, технические, организационные и другие детали.

Оферта(от лат. offenus – предложенный) – предложение заключить договор в отношении конкретного предмета торгов на условиях, определяемых в тендерной документации.

В ходе подготовки оферты у подрядчиков часто возникают вопросы к заказчику (организационные уточнения, технические аспекты, запросы дополнительных деталей и т.п.). Если тендерная документация и запрос на предложения составлены качественно, таких вопросов немного. Если же тендерная документация подготовлена менее качественно, то и вопросов будет гораздо больше.

Контактные лица, указанные в запросе на предоставление предложений, обязаны отвечать на вопросы поставщиков согласно правилам, определенным тендерной документацией.

Основное правило честного состязания заключается в том, что все участники должны находиться в одинаковых условиях. Очевидно, что те, кто задаст больше вопросов и получит больше ответов, будут находиться в более выгодном положении. Поэтому в случае сложных закупок не рекомендуется разрешать поставщикам задавать вопросы любому представителю заказчика. Желательно пустить этот поток вопросов через менеджера проекта или уполномоченного им лица.

Обычно для ответов на вопросы назначается ответственный за взаимодействие с поставщиками; ему направляют все вопросы; он готовит ответы и централизованно рассылает их поставщикам.

Справедливо, если каждый вопрос, полученный от отдельного поставщика, вместе с ответом будет отправлен в адрес всех участников тендера. Электронная почта позволяет сделать это без дополнительных затрат.

Часто вопросы, задаваемые претендентами, повторяются, иногда в документацию вкрадывается ошибка. Процесс ответов на вопросы отнимает все больше и больше времени.

Одним из удобных инструментов для ответа на вопросы являются конференции поставщиков. Это очные мероприятия, организуемые заказчиком для оптимизации процесса взаимодействия с поставщиками. На таких встречах представители заказчика отвечают на вопросы поставщиков. Рекомендуется, чтобы вопросы подавались заранее. Это дает возможность подготовить на них аргументированные и полные ответы.

Выбор победителей

Предложения поставщиков получены.

Теперь из них необходимо выбрать наилучшее (соответственно претендент, выставивший наилучшее предложение, может рассчитывать на заключение контракта).

Редко бывает, что основным и единственным критерием выбора поставщика является цена (если же этот показатель является единственным, то конверты с предложениями поставщиков публично вскрываются тендерной комиссией в присутствии всех заинтересованных лиц и объявляется победитель).

Даже если цена предложения – единственный критерий выбора, заказчик хочет понять, насколько предложенная сумма отвечает текущему уровню цен (для этого требуется дополнительный анализ).

Если же цена является одним из нескольких критериев выбора, то без анализа никак не обойтись.

Анализ «цена – стоимость»

Существуют различные методы анализа и оценки предложений поставщиков.

В отношении цены предложения наиболее распространенным является анализ «цена – стоимость», сущность которого заключается в определении степени соответствия предлагаемых поставщиками цен по отношению к себестоимости работ в текущей рыночной обстановке.

Задача эксперта – понять, насколько завышена (или занижена, хотя это почти не бывает) цена предложения по отношению к текущей себестоимости данного типа работ. Соответственно оценке подвергается обоснованность предложенной цены в оферте.

В зависимости от типа контракта могут применяться разные подходы к анализу:

1) Анализ цен – оценка адекватности предлагаемых цен по основным контрактным позициям.

Например, если в тендерной документации были запрошены цены на закупку, поставку и монтаж системы принудительной вентиляции, то анализируются цены по данным позициям.

Рекомендуется в запрос на предложения включить требование обязательно представить не только общую цену предложения, но и разбивку ее по позициям (чем детальнее будет предложен перечень позиций, тем проще будет провести анализ цен). Подрядчик, понимая, что в предложении будет представлена не одна «большая цифра», адекватность которой сложно проверить, а детальная разбивка по отдельным позициям, более ответственно отнесется к расчету цен;

2) Анализ затрат – оценка адекватности предлагаемых статей затрат.

Анализируется не общая стоимость отдельных контрактных позиций, а основные статьи затрат и их обоснованность.

Оцениваются использованные при расчете предложения ставки для оплаты труда, тарифы, транспортные расходы, накладные и косвенные затраты.

Имея несколько предложений, их можно сравнить и оценить обоснованность (кроме того, их можно сравнить со ставками и нормативами, утвержденными в компании заказчика).

Чаще всего анализ цен и затрат выполняется собственными силами компании-заказчика (специалисты закупочных подразделений обладают необходимой квалификацией для выполнения этого вида работ).

При необходимости компания-заказчик может осуществить независимый анализ цен и затрат (для этого привлекают профессиональных независимых экспертов, которые анализируют тендерную документацию и готовят свои собственные оценки цен и затрат; величины, предложенные поставщиками, не рекомендуется показывать экспертам, чтобы обеспечить объективность и независимость оценки).

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: