Основы декомпозиции системы управления

Процесс управления происходит в результате движения разнообразной управленческой информации. Следовательно, совершенствование управления должно происходить при улучшении информационного обеспечения. Для оптимизации движения информации (информационных потоков) необходимо ее упорядочение на основе классификации. Требуется установить или выбрать некоторую единицу информации, которую затем уже использовать как неделимый элемент классифицируемого множества. В качестве возможных таковыми являются:

1) показатель как минимальная единица информации;

2) управленческая задача как элементарный акт управления на любой его стадии и в любой фазе цикла;

3) управленческий документ как документированная информация, в большинстве случаев являющийся конечным результатом выполнения какой-либо управленческой задачи.

При совершенствовании управления потребуется классификационная группировка каждого из этих элементов, а, следовательно, необходима разработка классификаторов для показателей, задач и документов.

Показатели являются наименьшими из возможных элементов — объектов классификации, используются при построении информационных моделей управления и при описании информационных потоков. В теории управления существуют следующие определения (дефиниции):

— показатель — 1) контролируемый параметр системы; 2) наименьшая единица данных, имеющая смысловое значение и содержащая количественную или качественную характеристику объекта;

— показатель в документе — совокупность реквизита-признака и реквизита-основания. Обычно под показателем понимают количественное значение (число) с набором идентифицирующих его качественных признаков, причем таких признаков может быть несколько. Например: 50 (реквизит-основание) мегаватт (1-й реквизит-признак — размерность показателя) — установленная мощность (2-й реквизит-признак — название самого показателя) турбогенератора (3-й реквизит-признак — наименование 1-го объекта, к которому относится показатель), установленного на ТЭЦ (4-й реквизит-признак — наименование 2-го, более крупного объекта, к которому относится показатель) № 3 (5-й реквизит-признак — идентификация объекта).

Эта единица информации очень хорошо, но слишком подробно иллюстрирует процесс управления, и потому применяется при совершенствовании управления лишь для локальных решений, в частности, при упорядочении информации в информационных потоках и при формировании исходных или выходных данных управленческих задач для оценки ее необходимости и достаточности на определенном уровне компетенции. В то же время кодирование этих единиц информации давно уже получило широкое распространение, для чего созданы общеотраслевые и общепромышленные классификаторы.

Управленческие задачи — это реальный элемент управления, присутствующий повсеместно, во всех звеньях и подразделениях, нуждающийся в упорядочении и взаимоувязке.

К сожалению, до сих пор нет четкого определения этого понятия и единого мнения о границах управленческих действий, которые следовало бы называть «задачей управления». Так, задачей может считаться выявление одного, отдельно взятого, показателя (минимальный уровень) или комплекс вопросов, связанных с приложением какой-либо функции управления к определенной области деятельности. Тем не менее задачи, а также деловые процедуры являются основой моделирования управления при построении функциональных моделей так, чтобы их выбор в качестве одного из объектов классификации был бы вполне оправдан.

Большинство управленческих действий, в том числе и тех, что заключаются в подготовке и являются итоговым актом решения управленческих задач, документируется, т.е. готовятся различные документы, отражающие практически все аспекты управленческой деятельности.

Документ — материальный объект, содержащий информацию в фиксированном виде и предназначенный для того или иного управленческого действия при выполнении определенной функции в процессе под­готовки, принятия и осуществления управленческого решения: учета (учетный документ), анализа (аналитический документ), нормирования (нормативный документ), планирования (план), контроля (контрольный документ) и др.

Определения, свойства, формы и разновидности документа хорошо известны, кроме того он почти всегда имеет правовую, административную, учетную, плановую, нормативную или любую другую функционально-управленческую силу. Использование документов при построении функциональных моделей вместо управленческих задач, как правило, придает этим моделям большую четкость, причем они становятся иллюстрациями, фрагментами общепроизводственного документооборота.

Информатизация управления требует классификации управленческих задач, использования классификаторов производственно-хозяйственных показателей и классификаторов управленческой документации.

Декомпозиция проводится по определяющим признаки классификации координатным осям, в качестве которых обычно принимаются: функции управления; области деятельности и (области управления); объекты управления; уровни (ранги) управления; виды задач управления и др.

Не все из названных понятий, образующих координатные оси при декомпозиции, определяются просто и однозначно. Помимо спорности и неоднозначности некоторых классификационных группировок требуется применить все эти категории и понятия к совершенно конкретной задаче — системе управления, и при этом иметь в виду возможное изменение их экономико-организационного содержания в условиях рынка. Поэтому названные категории и понятия нуждаются в специальном и подробном рассмотрении.

Классификация может проводиться различными методами, из которых наиболее известны:

— линейная классификация — простой перечень более или менее однородных классифицируемых объектов:

— фасетная классификация — группировка объектов классификации по некоторым признакам:

— иерархическая классификация — ступенчатое последовательное расчленение классифицируемых объектов (по принципу «матрешка в матрешке»);

— мат p и ч н а я классификация — расположение объектов в некоем пространстве (2-х, 3-х, 4-х, наконец, в N-мерном), снабженном координатными осями, в качестве которых выступают признаки классификации.

Наиболее универсальной является матричная классификация, в которой содержатся принципы и линейной, и иерархической классификации, кому же она наилучшим образом соответствует задачам декомпозиции системы управления любым объектом.

Функции управления

Функция управления — это особый вид работ, однородных по своему назначению и обеспечивающих функционирование системы управления, выполнение всех этапов управленческого цикла подготовки, принятия и осуществления управляющего решения для достижения поставленной цепи, а именно:

1) руководство работами во всех фазах цикла;

2) организацию информации, циркулирующей по всему циклу:

3) учет, т. е. сбор сведений о состоянии управляемого объекта;

4) анализ учетной информации как одно из условий подготовки управленческого решения;

5) нормирование различных показателей, выработка их эталонных значений для сравнения при анализе и для последующего планирования, а также отбор критериев для выбора оптимального управленческого решения;

6) планирование как акт реализации принятого решения, включая организацию его выполнения;

7) контроль исполнения и регулирование процесса осуществления управленческого решения — завершение одного цикла управления и начало другого;

8) учет, т.е. сбор сведений о новом состоянии управляемого объекта после осуществления управленческого решения и т.д.

Перечень функций управления по-разному формируется в различных руководящих документах и в работах специалистов. Если рассмотреть «максимальный вариант» такого перечня, получим следующий классифицированный состав известных функций управления: организация, учет, анализ, нормирование, планирование, контроль, регулирование.

Иногда как одну единую функцию рассматривают «учет и контроль», «нормирование и планирование», «учет и анализ», «контроль и регулирование». В таких сочетаниях, безусловно, есть определенный смысл, поскольку, во-первых, эти функции взаимосвязаны в процессе выполнения и. во-вторых, в укачанных парах одна из них превалирует и низводит другую до подчиненного положения, что также на практике часто оправдано. В любом случае эти функции накладываются на другие, упомянутые выше координатные оси декомпозиции, и таким образом так или иначе охватывают все «деловое пространство» управления. Каждая из функций представляет достаточно сложный комплекс управленческих работ, и потому должна быть рассмотрена подробнее,

Функция «организация» употребляется в качестве широкого, емкого термина, относящегося ко всей управленческой, распорядительной деятельности.

Организация включает подфункции:

руководство, осуществляемое административно-распорядительными, социально-психологическими, социально-политическими (идеологическими) и преимущественно экономическими методами;

организация взаимоотношений в процессах производства и управления, т.е. в управляемой, управляющей системах и при взаимодействии между людьми, имея в виду их экономическую заинтересованность в наиболее эффективном совместном труде;

организация и н ф о р м а ц и и во всех фазах и на всех промежуточных стадиях единого цикла при подготовке, принятии и осуществлении управленческого решения.

Учет представляет собой сбор информации о состоянии управляемого объекта и управляющей системы в их разных подразделениях на различных стадиях производственных и информационных процессов для целей управления во всех фазах управленческого цикла. Существуют следующие виды учета:

оперативный учет, т.е. сбор информации на оперативный момент времени, который в разных отраслях определяется по-разному — от мгновения (долей секунды) до суток;

статистический учет и отчетность, которые точнее следует определить как текущие, поскольку они призваны отражать состояние всей системы в текущий момент, границы которого также определяются по-разному — от суток или месяца, но всегда до года; существенным обстоятельством этой подфункции управления является наличие заявленной в названии отчетности, т.е. статистической (текущей) информации, почти всегда документированной;

бухгалтерский учет, который вместе с бухгалтерским анализом хозяйственной деятельности образует комплекс управленческих работ, выполняемых по устоявшейся и хорошо отработанной методике.

Анализ представляет собой расчленение исследуемого объекта, предмета или явления на составные части, изучение этих частей и сравнение с эталонами, нормативами для определения направлений совершенствования изучаемого объекта; обычно проводится (или должен проводиться) по технико-технологическим и экономико-организационным критериям - во всех производственных и управленческих подразделениях в основном для выработки управленческого решения.

В зависимости от периода, на материалах которого он проводится, различается: '

ретроспективный анализ, проводимый по материалам прошлых периодов (лет) и потому при наличии необходимых исходных сведений наиболее часто применяемый;

оперативный — на оперативный момент времени, особенно необходимый для быстротекущих процессов, например, в электроэнергетике, однако используемый практически повсеместно, в том числе на оперативных совещаниях («оперативках», «летучках» и т.п.), но не всегда документально оформляется; при использовании вычислительной техники может проводиться действительно оперативно, с необходимой документальной фиксацией, иногда — в режиме реального времени, для чего требуются грамотная экономико-математическая постановка задач и доб­ротное программное обеспечение;

текущий — проводимый на протяжении всего текущего (планового) периода, в частности, при выборе из вариантов управленческого решения наилучшего, оптимального; его результат отражается в управленческих документах, где акт анализа может и не отмечаться как вспомогательное средство управления;

анализ перспективных планов проводится при выборе наиболее целесообразного варианта какого-либо будущего решения, содержащегося в перспективном плане, и также часто не отражаемый как аналитический акт.

Из сказанного видно, что кроме ретроспективного анализа, применяемого преимущественно в исследовательских целях, анализ как функция управления не фиксируется в управленческой деятельности, способствуя достижению должного качества управления, но выполняя вспомогатель­ные задачи, и потому не рассматривается и не оформляется как акт управления.

Нормированием называют процесс определения какой-либо нормы (лат. поrта — руководящее начало, правило, образец), представляющей собой узаконенное установление, признанный обязательным порядок. В производственно-хозяйственной деятельности под нормированием понимают научно-техническое обоснование расхода какого-либо ресурса (сырья, материалов, энергии, трудозатрат, финансов и т.п.) для производства единицы продукции или работы, в том числе и работы управления. Словесное определение нормы в различных руководящих материалах и в специальной литературе трактуется по-разному, в довольно большом диапазоне понимания этого термина. Можно предложить одно из таких определений, отражающее наиболее существенные свойства этого понятия.

Норма производственно-хозяйственных затрат — это установление плановой меры, научно и технически обоснованного количества потребляемого ресурса определенного вида (сырья, материалов, энергии, труда, денег и др.), необходимого и достаточного для выпуска единицы определенной продукции или выполнения работы установленного качества в реальных организационно-технических условиях производства.

В энергетике это общее определение конкретизируется: норма расхода энергетических ресурсов — необходимое и достаточное, технически и экономически обоснованное количество энергии для производства еди­ницы продукции (работы, услуги) в реальных условиях энергетического или промышленного производства.

В практике хозяйствования наряду с понятием нормы широко используется термин «норматив», причем нередко оба этих понятия получают один и тот же смысл. Однако в ряде случаев, например, при производственном нормировании энергетических ресурсов, эти понятия строго разграничиваются, являясь дополнением одного другим. Тогда представляется целесообразным дать более четкое определение нормативу для его последующего использования, не путая с понятием нормы.

Норматив — количество ресурса, теоретически необходимого для выпуска единицы продукции или выполнения работы установленного качества, установленное научно-техническими расчетами без учета реальных организационно-технических условий производства; норматив всегда меньше нормы на величину неизбежных потерь (непредусмотренных затрат), возникающих вследствие эксплуатационных и режимных отклонений от запланированного хода технологических или производственно-хозяйственных процессов.

С учетом данных определений и пояснений следует сформулировать понятие нормирования как функции управления.

Нормирование — это процесс установления плановой меры, величины, численного значения или каких-либо других количественных или качественных показателей с разработкой соответствующего норматива или нормы; в практике производственно-хозяйственной деятельности в зависимости от времени применения норм различаются следующие виды нормирования:

текущее — разработка соответствующих норм на текущий, плановый период (обычно — на плановый год, иногда с разбивкой по кварталам и даже месяцам);

перспективное — разработка норм и нормативов на перспективу, в качестве которой- принимаются сроки, большие, чем год.

Не следует классифицировать нормирование по видам норм, как это иногда делается в некоторых исследованиях, поскольку в данном случае, нормирование как функцию управления, отмечаются лишь его временные градации и не имеет никакого значения деление норм по их назначению, степени агрегации, - способу разработки и т.п.

Планирование — это целенаправленная деятельность государства его центрального аппарата, так и местных, региональных администраций) по определению на ближнюю и дальнюю перспективу объемов, пропорций и темпов общественного воспроизводства во всех (государственных и негосударственных) секторах экономики при реализации экомических, социальных и научно-технических задач.

Планирование, отталкиваясь от этих глобальных задач в экономике страны, должно вестись тем детальней, чем меньше производственно-хозяйственный объект. Так, на уровне региона объемы, пропорции и темпы воспроизводства требуют достаточно подробной расшифровки и привязки к отраслям и даже к конкретным предприятиям. А на предприятиях — руководящий документ всей деятельности, разумеется, без ее догматической абсолютизации и при необходимой гибкости, мобильности и в условиях изменчивой рыночной конъюнктуры. Именно с позиций следует рассматривать планирование как одну из функций управления.

С учетом традиций отечественной экономики для любого производственного объекта можно дать следующее определение: планирование — программы: (программирование) будущих действий в деятельности с составлением, программных документов — планов.

По видам, плановыми сроками, различаю г планирование:

оперативное — на оперативный момент времени (в энергетике — мгновение, час, сутки); -

текущее — на текущий, плановый период; обычно на год с разбивкой по кварталам и месяцам, и после каждого квартала (месяца) годовая плановая программа должна уточняться, корректироваться с учетом новой (рыночной) ситуации;

перспективное — на плановую перспективу, т.е. 5, обычно предполагает уточнение текущих плановых программ по прошествии каждого из текущих периодов (года);

долгосрочное — на период 10—15 лет, обычно с разбивкой на меньшие перспективные сроки, с корректировкой последующих программ по прошествии одного из этих сроков;

прогнозирование — за пределами долгосрочного планирования, до 30 лет и более; для экономико-социальных прогнозов используются специальные прогностические методы (из арсенала науки прогностики) с применением теории вероятности и потому в условиях рынка годные и для других, краткосрочных видов планирования.

Как уже отмечалось, контроль и регулирование являются двумя самостоятельными функциями, однако рассмотрение их по отдельности нецелесообразно, поскольку «контроль ради контроля» беспредметен, а регулирование возможно лишь после необходимого контроля соответствующих параметров.

Контроль и регулирование — две тесно взаимосвязанные функции, причем контроль необходим только в целях регулирования выявленных отклонений от нормального (нормированного) хода производственно-хозяйственной деятельности, которые всегда могут иметь место в жизни. По периодам их осуществления они различаются как:

оперативные — на оперативный момент времени, что особенно важно для непрерывных быстропротекающих процессов, например при электроснабжении потребителей;

текущие — в текущий, плановый период, т.е. в течение года или в любой период, больший, чем оперативный.

Из рассмотрения каждой отдельной функции управления видно, что они вместе со своими подфункциями играют важнейшую роль в управлении социальной и производственно-хозяйственной жизнью страны, региона, города, предприятия, организации, учреждения. Для каждого конкретного случая их перечень может приниматься по соображениям целесообразности, наибольшей значимости той или иной функции и подфункции, а также исходя из требований оптимального кодирования. Для энергетических систем принят следующий перечень:

0. Общее управление (организация).

1. Перспективное планирование.

2. Текущее технико-экономическое планирование.

3. Оперативное планирование.

4. Оперативное управление, контроль и регулирование.

5. Оперативный учет.

6. Бухгалтерский и статистический учет и отчетность.

7. Анализ деятельности.

8. Нормирование. •

Все эти функции в хозяйственной практике и при декомпозиции системы управления прилагаются (проецируются) на другие координатные оси, прежде всего на области деятельности и объекты управления.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: