Кодирование и обработка отчетов

Учет хранения товаров осуществляется материально ответственными лицами (кладовщиком, заведующим складом), с которыми заключается соответствующий договор.

Материальная ответственность наступает с момента оприходованния поступившего товара на склад на основании приходных товаросопроводительных документов и длится до момента выбытия, передачи товаров по расходным документам. При любом способе хранения ответственные лица ведут учет товаров в натуральном измерении на основании соответствующих приходных и расходных документов. Кроме того, возможно учитывать движение товаров одновременно и в стоимостном измерении.

Материально ответственные лица на основании приходных и расходных документов составляют товарные отчеты или сопроводительные реестры сдачи документов. Форма отчетности зависит от специализации предприятия, ассортимента товаров, объема документооборота, организации аналитического учета товаров в бухгалтерии и способа хранения. Там, где используется оперативно-бухгалтерский метод аналитического учета товаров, в условиях небольшого склада с ограниченным ассортиментом товаров при сортовом способе хранения, материально ответственные лица обычно составляют товарные отчеты (см. образец).

Во всех предприятиях общественного питания заведующий производством (бригадир) ежедневно составляет отчет о движении продуктов и тары на кухне.

В адресной части товарного отчета указываются наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения, фамилия и инициалы материально ответственного лица, лимит остатков товаров, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет.

В приходной части товарного отчета фиксируется в стоимостном выражении остаток (на дату составления предыдущего товарного отчета) и поступление продуктов и товаров, а также тары по сопроводительным документам.

Приходная часть отчета заполняется по данным документов на полученные в производство продукты из кладовой и от поставщиков.

Каждый приходный документ (источник поступления, номер и дата документа, сумма) записывается отдельно. Здесь же, в приходной части, рассчитывают общую сумму оприходованных продуктов и товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.

В расходную часть записываются все данные об отпуске и реализации готовых изделий, определяемые по актам о реализации готовых изделий кухни за наличный расчет, дневным заборным листам, актам на порчу, накладным на возврат продуктов в кладовую и другим первичным расходным документам.

В отчете о движении продуктов на кухне выделяется графа «Оборот по ценам фактической реализации и отпуска».

Акт о реализации готовых изделий кухни за наличный расчет, данные которого показываются в отчете о движении продуктов и тары на кухне, включает в себя все виды реализации готовой продукции с выделением оборота по блюдам общего меню, блюдам с дополнительной наценкой и т.д. Общая сумма по отчету по ценам фактической реализации должна соответствовать показателям реализации по кассовому аппарату.

В расходной части товарного отчета подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период.

Каждому отчетному документу отводится отдельная строка.

В товарных отчетах указываются поставщики, потребители товаров, даты и номера документов, стоимость товаров по приходной и расходной частям отчета в отдельности по каждому документу. Остаток товаров и тары на начало отчетного периода берут из предыдущего отчета или инвентаризационной описи. Остаток на конец периода определяется как остаток на начало периода плюс приход товара и тары за вычетом расхода за отчетный период. В конце отчета прописью указывается число приложенных документов. Отчет подписывает материально ответственное лицо.

Материально ответственные лица составляют товарные отчеты по копировальную бумагу в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе с документами, подтверждающими поступление или выбытие товаров, представляется в бухгалтерию организации, а второй с распиской бухгалтера о приеме остается у материально ответственного лица.

Все приходные и расходные документы, на основании которых составляют товарные отчеты, следует хранить в хронологическом порядке.

Нумеруются товарные отчеты последовательно, с начала и до конца года, с первого номера.

В тексте и цифровых данных товарных отчетов неоговоренные исправления и подчистки не допускаются. Ошибочные данные зачеркиваются одной чертой, затем надписываются правильный текст или цифровые данные. Исправленные ошибки в товарном отчете должны быть оговорены надписью «Исправлено» и подтверждены подписью ответственного лица и бухгалтера с указанием даты исправления.

Если дата проведения инвентаризации не совпала с установленным периодом отчетности, то составляются два отчета: один с начала установленного периода до начала инвентаризации, второй – от даты окончания инвентаризации до установленного срока предоставления товарного отчета.

Например, установленный период отчетности – с 11-го по 20-е число месяца. Инвентаризация проведена 14-го числа. Составляются два отчета, один – с 11-го по 14-е число, а второй – с 15-го по 20-е число.

В товарный отчет, составленный после инвентаризации, остатки товаров и тары записываются из «Инвентаризационной описи товаров, материалов и денежных средств в торговле» (ф. № инв.-13).

По продовольственным товарам отчеты составляют по ассортименту, наименованиям, единицам измерения, ценам и количеству товаров и тары.

Сроки представления отчетности в бухгалтерию устанавливаются руководителем предприятия в зависимости от размера предприятия и других условий (ежедневно, 5-дневками, еженедельно и т.п.). Увеличение срока представления отчетности ослабляет контроль за движением товарных запасов, приводит к неравномерной загрузке аппарата бухгалтерии.

Товарные отчеты и сопроводительные реестры составляются в двух экземплярах. Первый экземпляр вместе с первичной документацией передается в бухгалтерию под расписку на втором экземпляре, который остается у материально ответственного лица.

Поступившие в бухгалтерию товарные отчеты и первичные документы должны быть в тот же день проверены по форме, по существу и арифметически. При этом бухгалтер должен обращать внимание на реальность начальных остатков, аккуратность и правильность составления документов и самого отчета, наличие всех приложенных документов, своевременность и полноту оприходования товаров или списания их с учета и др. Несвоевременное отражение движения товаров искажает величину товарного остатка и позволяет некоторое время скрывать недостачи и излишки. Обнаруженные при проверке отчетов ошибки исправляются корректурным способом и заверяются подписью бухгалтера и материально ответственного лица. Проверенные и принятые к учету товарные отчеты проходят бухгалтерскую обработку.

ЗАДАНИЕ

Заполнить товарный отчет за 15.11.2009 г. (табл. 5).

Таблица 5 – Данные на задание

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Когда наступает материальная ответственность?

2. Перечислите, что должен содержать товарный отчет в приходной и расходной части?

3. Как исправить ошибки, допущенные в товарном отчете?

4. Сколько экземпляров товарного отчета необходимо составить? У кого они находятся?

5. Какие сроки отводятся бухгалтерии для проверки отчетов?

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: