Правила оформления перевозочных документов (багажных и грузобагажных ведомостей)

С 1999 г. введены в действие новые бланки проездных документов в системе «Экспресс-2», а также перевозочных документов АСУ «Экспресс-3» и технология использования новых форм бланков этих документов во внутригосударственном, межгосударственном и между-народном сообщениях. Система «Экспресс-3», эксплуатирующаяся в настоящее время на дорогах СНГ и Балтии, обеспечивает технологию оформления багажных, грузобагажных и почтовых документов с печатью этих документов на отдельных бланках. При этом оформление в системе «Эксп-ресс-2» перевозочных документов предусматривает использование

однослойных бланков «Перевозочный документ».

Каждый бланк перевозочного документа новой формы изготавливается в виде трехслойного слипа, представляющего собой совокупность основного бланка и двух бланков-копий. Характеристики используемой для изготовления слоев слипа бумаги не допускают заме-ну бумаги в слипе или изъятие какого-либо слоя слипа, т.е. оттиск на контрольных бланках появляется только в том случае, если основной бланк и бланки копий определенным образом расположены один относительно другого. Бланк «ПЕРЕВОЗОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ НА БАГАЖ, ГРУЗОБАГАЖ, ПОЧТУ» содержит три слоя:

• первый слой представляет собой собственно перевозочный документ;

• второй слой представляет собой дорожную ведомость;

• третий слой является корешком перевозочного документа.

Края слипа с левой стороны скреплены так, чтобы исключить деформацию (смещение слоев) слипа при затягивании его печатающим устройством в зону печати. Разъединение слоев слипа перевозочного документа осуществляется вручную без каких-либо усилий с исключением возможности повреждения любого из слоев. Габаритные размеры слипа перевозочного документа составляют 193×145 мм. Для простоты контроля слои слипа выполнены из бумаги разных цветов.

Первый слой слипа перевозочного документа имеет розовый цвет и изготовлен на основе бумаги «УЗОР». Этот слой слипа имеет водяные знаки, на белом поле — видимые волокна (синие и красные); голограмму, содержащую надписи «РЖД» и «20», микрошрифт. В левом верхнем углу помещена надпись «РЖД 20». Оборотная сторона этого слоя слипа свободна и не содержит какой-либо информации.

Второй слой слипа «ДОРОЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ на багаж, грузобагаж и почту» имеет зеленый цвет, изготовлен на основе самокопирующейся бумаги и имеет микрошрифт. На лицевой стороне ведомости присутствует надпись «ДОРОЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ на багаж, грузобагаж и почту», в левом углу помещена надпись «РЖД 20».

Третий слой слипа «ПЕРЕВОЗОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ» представляет собой корешок перевозочного документа, в верхней части которого помещена надпись «КОРЕШОК ПЕРЕВОЗОЧНОГО ДОКУМЕНТА на багаж, грузобагаж и почту». В левой верхней части отображена надпись «РЖД 20». Оборотная сторона слоя «КОРЕШОК ПЕРЕВОЗОЧНОГО ДОКУМЕНТА» для печати типографской информации не используется. Этот слой слипа имеет голубой цвет. Тип используемой бумаги — самокопирующаяся. На бланке имеется микрошрифт.

Основной бланк и контрольные бланки имеют типографский номер, отличающийся на каждом из слоев слипа номером слоя (табл.3.1). Типографский номер содержит одну или две буквы русского алфавита и 13 цифр, имеющих следующее значение:

2 цифры — код страны;

2 цифры — код слипа (тип документа и номер слоя в слипе);

9 цифр — порядковый номер бланка.

Таблица 3.1

Каждый бланк перевозочного документа дополнительно содержит штриховой код, кодирующий цифровой номер бланка. Координаты расположения штрихового кода на всех слоях слипа перевозочного документа полностью совпадают.

Номер бланка наносится на все три слоя слипа перевозочного документа с соблюдением следующей структуры: АА СС SS nnn NNNNNN. Содержание полей в нумерации слоев слипа перевозочного документа следующее:

• АА — поле для размещения серии бланка (одна или две буквы русского алфавита);

• СС — поля для размещения кода страны, заказывающей данную партию бланков; для железных дорог Российской Федерации этот код должен составлять 20;

• SS — поле для размещения типа документа и номера слоя в слипе. Тип бланка, используемого для оформления перевозочного документа — 2. Информация, содержащаяся в поле SS, представлена в табл. 3.1;

• nnn — поле, содержащее цифровые символы от 000 до 999, изменение которых (увеличение на 1) производится по достижении в поле NNNNNN значения 999999;

• NNNNNN — поле номера бланка, значение в котором изменяется последовательно от 000000 (с увеличением на 1 для каждого нового используемого бланка) до 999999.

Таким образом, если первоначально значения полей nnn и NNNNNN были соответственно 000 и 000000, то по достижении в поле значения NNNNNN = 999999 следующее значение поля NNNNNN должно быть 000000, а поля nnn — 001. При этих значениях полей NNNNNN и nnn должна быть произведена замена серии бланка (в поле АА).

Пример нумерации бланков:

№ п-го бланка А 20 20 000 999999;

№ (п+1)-го бланка Б 20 20 001 000000 (с переходом на следующую серию);

№ (п+2)-го бланка Б 20 20 001 000001.

Учитывая, что при работе в системе «Экспресс-2» в настоящее время имеет место 6-значная нумерация бланков, для удобства работы кассиров с новыми бланками перевозочных документов в системе «Экспресс-2» на первом этапе изображения полей nnn и NNNNNN отличаются друг от друга. Для этой цели могут использоваться шрифты разных размеров, цветовое различие и т.д.

В левой нижней части каждого из слоев слипа перевозочного документа размещается штриховой код, кодирующий цифровой номер бланка (код страны, тип документа, номер документа) и содержащий контрольное число цифрового номера бланка. Под типографским штриховым кодом размещены соответствующие коду арабские цифры. Штриховой код на первом этапе внедрения слипа «ПЕРЕВОЗОЧ-НЫЙ ДОКУМЕНТ» не используется.

Второй этап внедрения бланков нового типа в системе «Экспресс» предусматривает наличие на дорогах сети в составе терминального оборудования печатающих устройств, имеющих возможность считывать штриховой код с используемых в системе документов. При использовании бланков со штриховым кодом печатающее устройство осуществляет проверку правильности нанесения кода в части правильности формирования контрольной последовательности кода и типа использованного кода.

Третий этап внедрения в системе «Экспресс-3» бланков нового типа связан с переходом к использованию в системе всех видов машиночитаемых бланков для всех технологических задач, выполняемых системой и требующих печати на этих бланках. Для этого потребуются:

• разработка программного обеспечения для создания программ учета использования каждого из типов бланков; программ формирования ответа терминалу для определения в ответе порядка считывания на бланке штрихового кода;

• разработка печатающих устройств, способных обеспечить работу со штриховым кодом независимо от места его расположения и имеющих возможность нанесения штрихового кода;

• разработка терминального оборудования, система команд которого обеспечивает выполнение функций, связанных с контролем использования штрихового кода и нанесением штрихового кода в соответствующее поле.

Порядок использования багажным кассиром слипа «ПЕРЕВО-ЗОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ» следующий: при получении терминалом ответа, предназначенного для вывода на печать с использованием бланка «ПЕРЕВОЗОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ», на служебной строке монитора выводится указание на последовательность действий кассира в виде слова «ПЕЧАТЬ». При этом в печатающее устройство должен быть вставлен очередной бланк-слип. Печать информации осуществляется на лицевой стороне первого слоя слипа с одновременным получением копии на двух других слоях. Первый слой слипа (бланк «ПЕРЕВОЗОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ») отдается на руки отправителю. Второй слой слипа (бланк «ДОРОЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ») передается приемосдатчику или лицу, сопровождающему вагон, и следует с грузом. Третий слой слипа (бланк «КОРЕШОК ПЕРЕВОЗОЧНОГО ДОКУМЕНТА») остается в кассе, складывается по окончании смены в отдельную ячейку (коробку) в порядке возрастания нумерации. Прошитые пачки корешков перевозочных документов прикладываются к отчету кассира. Данные бланки используются (вместо контрольной ленты) для финансового контроля за деятельностью багажного кассира. При оформлении перевозок грузобагажа по централизованному виду рас-чета данные бланки передаются финансовой службой в РТК для рас-чета с предприятиями.

При оформлении перевозки «Багаж на руках» пассажиру отдают два первых слоя слипа «ПЕРЕВОЗОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ» (пассажир оставляет у себя) и «ДОРОЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ» (пассажир отдает проводнику вагона).

При оформлении повагонной отправки грузобагажа или почты с оплатой обратного пробега вагона за наличный расчет или по воинскому виду расчета печать квитанции об оплате обратного пробега осуществляется на бланке-слипе «КВИТАНЦИЯ РАЗНЫХ СБОРОВ», состоящем из трех слоев. Первый слой слипа (бланк «КВИ-ТАНЦИЯ РАЗНЫХ СБОРОВ») отдается на руки отправителю. На втором слое слипа (бланк «ТАЛОН КВИТАНЦИИ РАЗНЫХ СБО-РОВ») багажный кассир должен поставить штамп кассы и свою подпись. Данный слой передается сопровождающему вагон вместе с дорожной ведомостью и следует с вагоном. В пункте оборота на основании данного документа оформляется безденежный перевозочный документ на обратную перевозку грузобагажа, почты или порожний пробег вагона в обратном направлении. Третий слой слипа (бланк «КОРЕШОК КВИТАНЦИИ РАЗНЫХ СБОРОВ») остается в кассе и прикладывается к отчету кассира. Данный бланк используется для контроля финансовой деятельности багажного (товарного) кассира (вместо контрольной ленты).

При оформлении повагонной отправки грузобагажа или почты по безналичному, централизованному или бесплатному видам расчета печать квитанции на обратный пробег осуществляется не на бланке «КВИТАНЦИЯ РАЗНЫХ СБОРОВ», а на однослойном бланке «ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ». На данном бланке багажный кассир должен также поставить штамп кассы и свою подпись. Бланк передается сопровождающему вагон вместе с дорожной ведомостью и в пункте оборота подлежит обмену на безденежный перевозочный документ на обратную перевозку грузобагажа или почты или порожний пробег вагона.При необходимости печати ярлыков их печать производится существующим порядком на обычном листе бумаги формата А4. Если при оформлении документов на перевозку багажа, грузобагажа и почты бланки «ПЕРЕВОЗОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ», «КВИТАНЦИЯ РАЗНЫХ СБОРОВ» или «ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ» окажутся испорченными (замятые, имеющие нечеткую или неполную печать, сдвиг печати относительно типографской разметки бланка, ошибочно оформленные), гашению подлежат все бланки в заказе.

При выполнении операции гашения вся информация набирается с

бланка «ПЕРЕВОЗОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ», оформленного в направлении «туда» и содержащего при оформлении повагонной отправки грузобагажа или почты информацию о стоимости пробега вагона вобратном направлении. Печать информации о гашении осуществляется на однослойном бланке «ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ».

Оформление испорченных документов осуществляется в следующем порядке:

• на лицевой стороне испорченного бланка-слипа «ПЕРЕВОЗОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ» внизу кассир должен указать «ГШ», причину порчи и расписаться. Затем бланк «ПЕРЕВОЗОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ» перечеркивается дважды по диагоналям;

• если при оформлении повагонной отправки грузобагажа была отпечатана квитанция об оплате стоимости обратного пробега вагона на бланке «КВИТАНЦИЯ РАЗНЫХ СБОРОВ» (за наличный и по воинскому видам расчета) или «ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ» (по безналичному, бесплатному, централизованному видам расчета), данные бланки также перечеркиваются дважды по диагоналям;

• все испорченные бланки-слипы скрепляются с бланком «ВСПО-МОГАТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ» с информацией о гашении и прикладываются к отчету кассира.

Для выполнения операции возврата в багажную кассу предъявляется бланк «ПЕРЕВОЗОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ» (первый слой слипа) с информацией об оплате перевозки. Если перевозочный документ был оформлен на повагонную отправку грузобагажа или почты с оплатой обратного пробега вагона, в кассу должны быть предъявлены одновременно и «ПЕРЕВОЗОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ», и бланк «КВИТАНЦИЯ РАЗНЫХ СБОРОВ» (первый слой слипа). Или предъявляется бланк «ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ» с информацией об оплате обратного пробега вагона. «КВИТАНЦИЯ РАЗНЫХ СБОРОВ», предъявленная без перевозочного документа, возврату через систему не подлежит.

При выполнении операции возврата вся информация набирается с бланка «ПЕРЕВОЗОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ», оформленного в направлении «туда» и содержащего при оформлении повагонной отправки грузобагажа или почты информацию о стоимости пробега вагона в обратном направлении. Печать информации о результатах возврата осуществляется:

• на бланке-слипе «КВИТАНЦИЯ РАЗНЫХ СБОРОВ» (если воз-врату подлежит небесплатный перевозочный документ);

• на однослойном бланке «ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ» (если возврату подлежит бесплатный перевозочный документ). При возврате перевозочных документов багажный кассир должен соблюдать следующий порядок: на лицевой стороне возвращенного бланка «ПЕРЕВОЗОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ» внизу кассир должен указать «ВЗ» и расписаться; затем бланк «ПЕРЕВОЗОЧНЫЙ ДОКУ-МЕНТ» перечеркивается дважды по диагоналям;

• если имеется сумма возврата наличными в свободном нижнем поле бланка-слипа «КВИТАНЦИЯ РАЗНЫХ СБОРОВ» с информацией о возврате, кассир должен проставить сумму, причитающуюся к возврату отправителю, отправитель должен расписаться; кассир про-изводит расчет с отправителем;

• при печати информации о возврате на бланке-слипе «КВИТАН-ЦИЯ РАЗНЫХ СБОРОВ» первый слой слипа «КВИТАНЦИЯ РАЗ-НЫХ СБОРОВ» (бланк «КВИТАНЦИЯ РАЗНЫХ СБОРОВ») отдается на руки отправителю. Второй и третий слои слипа (бланки «ТА-ЛОН КВИТАНЦИИ РАЗНЫХ СБОРОВ» и «КОРЕШОК КВИТАН-ЦИИ РАЗНЫХ СБОРОВ») остаются в кассе, скрепляются с возвращенным перевозочным документом и прикладываются к отчету;

• при печати информации о возврате бесплатного перевозочного документа на однослойном бланке «ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЙ ДОКУ-МЕНТ» данный бланк также скрепляется с возвращенным перевозочным документом и прикладывается к отчету.

Печать информации об аннулировании заказа должна осуществляться на однослойном бланке «ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЙ ДОКУ-МЕНТ». Данные бланки прикладываются к отчету кассира.

В связи с тем, что на первом этапе в системе сохраняется возможность использования наряду с бланками нового типа бланков старого типа, использование в одной кассе бланков нового и старого типов не допускается. Поэтому запас бланков у багажного кассира должен содержать бланки перевозочных документов либо старого, либо нового типа. Учитывая, что на сети железных дорог замена старых печатающих устройств осуществляется постепенно, допускается на дорогах одновременное использование старых печатающих устройств и новых, имеющих возможность считывать штриховой код. На станциях, где нет терминалов «Экспресс-3», оформление доку-ментов производится вручную с использованием бланков строгой отчетности форм:

• ЛУ-12 на перевозку багажа;

• ЛУ-12б на перевозку грузобагажа;

• ЛУ-12г на перевозку багажа в смешанном железнодорожно-водном сообщении;

• ЛУ-12п на пробег почтовых вагонов.

Все эти документы состоят из трех частей, сброшюрованных для заполнения под копирку в один комплект:

• квитанция — выдается отправителю;

• дорожная ведомость — следует с багажом;

• корешок — высылается при отчете отправления багажа.

Каждый комплект имеет последовательную порядковую типографскую нумерацию и серию; квитанция и дорожная ведомость имеют защитную сетку, на корешке сетки нет.

Квитанция формы ЛУ-12а (перевозка багажа на руках у пассажира) состоит из двух частей: квитанции и корешка.

Наименование дороги печатается типографским способом на лицевой стороне всех экземпляров квитанции, по крупным станциям печатается также наименование станции. На оборотной стороне напечатаны условия перевозки багажа (грузобагажа).

Заполняются бланки квитанций на пишущей машинке или чернилами, подчистки и помарки в них не допускаются.

Общая сумма взысканных платежей указывается цифрами и прописью на всех экземплярах квитанции под копирку и заверяется подписью багажного кассира. Если оплата произведена чеком или акцептованным поручением, указывается его номер.

Если квитанция испорчена, весь комплект под копирку перечеркивается и прилагается к отчету об отправлении багажа.

Квитанции для оформления перевозок в местном и прямом сообщениях расходуются из одной книжки в последовательном порядке номеров без подразделения по сообщениям. По пробегам почтовых вагонов на основании заявок в квитанциях формы ЛУ-12п указываются дата отправления, номер поезда, станция отправления, станция назначения, путь следования, номер почтового вагона, число осей. Плата за пробег почтовых вагонов взыскивается централизованно, за наличный расчет. При приеме к перевозке багажа по билету в багажной квитанции указываются его номер и адрес получателя. При приеме багажа без билета в багажной квитанции взамен номера билета указываются фамилия, имя, отчество и адрес получателя.

Если багаж провозится по бесплатному билету, кроме его типографского номера указывают наименование (разовый, провизионный), время выдачи, кому и кем выдан.

На оборотной стороне бесплатных билетов ставится штемпель «Багаж», указывается «Туда» или «Обратно».

Перевозка багажа на руках у пассажиров оформляется квитанциями формы РС-97. Квитанция выдается пассажиру, корешок высылается при отчете об отправлении багажа.

При перевозке багажа в кредит в квитанциях отмечают номер билета, номер воинского талона и массу, указанную в талоне.

Семищенко В.Н. Багажные перевозки: Пособие приемосдатчику груза и багажа в поездах и багажных отделениях станций. — М.: Маршрут, 2005. – 391 с.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: