Вопрос 3: Перспективы развития систем автоматизации бухгалтерского учета в ПМР.

В процессе внедрения авто­матизированных информационных систем бухгалтерского учета на предприятиях ПМР возникает ряд проблем.

Во-первых, многие предпри­ятия, организации нередко исполь­зуют так называемую «кусоч­ную» автоматизацию учета, кото­рая охватывает лишь отдельные задачи учета и управления, а так­же разрозненные программы от различных производителей. Такой подход уже себя не оправдывает. Улучшение организации учета видится только во внедрении ком­плексной автоматизации учета и управления. Благодаря этому созда­ется единая информационная сре­да системы управления предпри­ятием. Информация в полном объеме сосредоточивается в централизованной базе, что способствует взаимодействию всех подразделений с системой в ре­альном режиме времени.

Во-вторых, при «кусочной» ав­томатизации возможность выпол­нения отдельных функций работы с данными предоставляется только определенному кругу специали­стов. Например, операции с проводками большей частью доступны, только сотрудникам бухгалтерии, им же отдана прерогатива отра­жать хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета. Однако часто бывает, что отчеты, со­держащие показатели, которые ос­нованы на бухгалтерских данных, необходимы и другим подразделе­ниям. И, если предприятие исполь­зует разрозненные программы, воз­никают естественные проблемы: специалистам приходится постоянно обращаться за получением нужных цифр в бухгалтерию. В итоге от работы отвлекаются и те и дру­гие.

При комплексной автоматиза­ции учета управления за счет под­держки централизованной базы данных любой специалист, обла­дающий правом доступа к систе­ме, может в нужное ему время са­мостоятельно сформировать и просмотреть требующийся отчет, документ.

Разнородностью отличается и характер работы с информацион­ной системой. Оперативная дея­тельность менеджеров, которые обслуживают клиентов, связана с реализацией систематических тру­доемких запросов бухгалтеров. При росте объемов обрабаты­ваемой информации увеличивается количество и повышается стоимость технического обес­печения информационной систе­мы, становятся более строгими требования к качеству программ­ного обеспечения.

Централизация информации позволяет сократить число оши­бок, связанных с ведением масси­вов нормативно-справочных дан­ных. Как известно, значительная часть подразделений предприятия использует в своей работе спра­вочники контрагентов, товарно-материальных ценностей, основ­ных средств, сотрудников и др. Ес­тественно, что эти справочники в каждом подразделении должны быть едиными. Однако в услови­ях, когда на предприятии приме­няются разрозненные, не связан­ные друг с другом программы, со­трудникам приходится одновре­менно вести несколько экземпля­ров одних и тех же справочников и постоянно заботиться об их син­хронности. При внесении измене­ний в общий справочник на одном рабочем месте с помощью одной программы те же изменения сле­дует вносить и на других рабочих местах. При этом автоматически перенести информацию удается не всегда, поскольку разные про­граммы обычно используют раз­ные форматы хранения данных. Для этого нужно повторять руч­ной ввод информации, что увели­чивает не только объем работы, но и вероятность появления оши­бок.

При использовании систем комплексной автоматизации, обеспечивающих единую информационную среду всей сис­темы управления, эта проблема даже не возникает. Общие спра­вочники заполняются в одном эк­земпляре, и все вносимые в них изменения сразу становятся дос­тупными всем пользователям.

Указанные негативные момен­ты легко устраняются при исполь­зовании многоуровневых распреде­ленных информационных систем. Системы, состоящие из отдель­ных, функционально законченных и взаимосвязанных автоматизиро­ванных рабочих мест (АРМ), на­зываются комплексными система­ми бухгалтерского учета. На каж­дом уровне управления – с низово­го, где происходит фиксация совер­шаемых хозяйственных операций, до высшего, где принимаются уп­равленческие решения, – созда­ются автоматизированные рабо­чие места специалистов, образу­ющие в совокупности информаци­онную систему многоуровневой обработки информации.

Данные первичного учета по­ступают на следующий уровень управления – в бухгалтерию пред­приятия, где на основании данных аналитического и синтетического учета осуществляется сводный учет затрат на производство и формируется отчетность. Здесь же располагаются автоматизирован­ные рабочие места бухгалтеров соответствующих отделов (рас­четного, финансового и др.): глав­ного бухгалтера; экономистов, ре­ализующих внутренний аудит; эко­номистов, осуществляющих учет расчетов с бюджетом по фон­дам, и т. д.

На высшем уровне иерар­хии создаются автоматизиро­ванные рабочие места финансово­го директора, группы анализа и прогнозирования. Формирующаяся здесь информация позволяет опе­ративно получать сведения о хозяй­ственных процессах, имуществе и обязательствах предприятия.

В настоящее время имеется широкий спектр автоматизирован­ных систем для решения самых разнообразных задач, возникаю­щих при ведении бухгалтерского учета и отчетности. Их примене­ние существенно ускоряет выпол­нение учетных операций, повыша­ет качество и точность всех про­цессов, что в конечном итоге обеспечивает надежную базу для принятия эффективных управлен­ческих решений. Наиболее рас­пространенными из них являются «1С: Бухгалтерия» (фирма «1С»), «Турбо Бухгалтер» (фирма «Диц»), «Инфо-Бухгалтер» (фир­ма «Информатик»), «Галактика» (корпорация «Галактика»), «БЭСТ-4», «БЭСТ - ПРО» (фир­ма «Интеллект-Сервис») и др.

Обычно предлагаемые про­граммные продукты достаточно однородны по составу реализуе­мых функций. Однако принципы их построения отличаются разнооб­разием. Имеются различия и в со­ставе, и в способах предоставле­ния разработчиками программ до­полнительных услуг по внедрению, техническому и методическому сопровождению. Существенно они различаются и по стоимости про­граммного обеспечения бухгал­терского учета.

Чтобы сориентироваться в многообразии программных продуктов и сделать правильный выбор, пользователи предприятий и организаций ПМР должны знать основные показатели потреби­тельского качества программных продуктов.

Известно множество показа­телей, характеризующих качество разрабатываемых программ. К наиболее важным можно отнести: функциональную полноту, завер­шенность разработки, быстродей­ствие, уровень требований к ком­плексу технических средств, воз­можность перенастройки на но­вые условия применения и рабо­ты в сети, показатель качества предоставляемой поддержки и сервиса, пользовательского интер­фейса и документации, трудоем­кость освоения и внедрения, тре­бования к уровню квалификации пользователя, удобство копирова­ния и вывода информации, нали­чие и качество средств защиты от несанкционированного доступа. Каждый из названных показате­лей в зависимости от вида про­граммного продукта может иметь разный удельный вес и разбивать­ся на более мелкие составляю­щие.

Таким образом, чтобы дос­тичь гарантированного успеха при автоматизации бухгалтерского уче­та, необходимо соблюдать следу­ющие условия:

1. система, которую выби­рают, должна быть адаптируемой (т. е. ее можно приспособить для существующего бизнеса и мо­дифицировать, если время от времени меняются внутренние и внешние условия его функционирования), хорошо документиро­ванной и легкой в использовании, иметь поддержку и сопровожде­ние со стороны местного предста­вительства производителя про­грамм, которое в состоянии про­фессионально и в срок отвечать на все вопросы пользователя;

2. перед переходом на авто­матизированную систему предпри­ятие должно наладить систему бух­галтерского учета с ручной обра­боткой;

3. один из сотрудников фир­мы должен нести полную ответ­ственность за проект;

4. весь персонал, так или ина­че связанный с проектом (включая даже тех, кто будет вводить дан­ные), должен участвовать как в планировании, так и во внедрении системы;

5. директор (руководитель) фирмы обязан знать весь проект в деталях;

6. менеджер по внедрению должен определять приоритет за­дач и быть готовым к их поэтап­ному выполнению;

7. фирма должна спланиро­вать бюджет для закупки необхо­димых компьютерных и программ­ных средств в соответствии с уровнем ожидаемых результатов.

Как было сказано выше, одним из факторов успешной автоматиза­ции бухгалтерского учета являет­ся правовая поддержка автомати­зированных информационных сис­тем (АИС) бухгалтерского учета, – проблема с которой часто стал­киваются предприятия респуб­лики. Суть ее состоит в том, что корректность ведения учета требует от бухгалтера глубоко­го знания существующей норма­тивной базы. Самостоятельно от­слеживать все изменения в госу­дарственном законодательстве достаточно сложно. Поэтому мно­гие бухгалтеры и экономисты яв­ляются пользователями правовых баз данных. Производители после­дних постоянно следят за измене­ниями в нормативной базе, профес­сионально их аккумулируют и по­ставляют своим подписчикам в виде программных продуктов.

Правовые базы данных – одна из важнейших составляющих фон­да автоматизированных информа­ционных систем бухгалтерского учета. В ПМР отсутствуют про­изводители таких программ, как, впрочем, и сами программы, поэто­му специалистам республики при­ходится сталкиваться с опреде­ленными трудностями, в частно­сти затрачивать дополнительное время на изучение изменений в законодательстве и перенастрой­ку автоматизированной системы. Актуальной является также проблема необходимости создания единого стандарта на сред­ства автоматизации учета. В на­стоящее время открывается боль­шое количество фирм, которые за­нимаются изготовлением и распро­странением программ автоматиза­ции бухгалтерского учета. К сожа­лению, их освоение – процесс дос­таточно сложный, поэтому при ус­тановлении на двух предприятиях, работающих в одной области, про­грамм разных фирм много време­ни тратиться на переквалифика­цию бухгалтера. Главное, что нуж­но учесть при разработке стандар­та – это возможность его измене­ния по мере совершенствования системы бухгалтерского учета и предоставление простора для улуч­шения программного обеспечения, чтобы не снизить конкуренцию между фирмами.

Решение перечисленных проблем, несомненно, будет спо­собствовать и значительно облег­чит внедрение автоматизирован­ных информационных систем бух­галтерского учета на приднестров­ских предприятиях, фирмах, орга­низациях.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: