Редактирование запроса

Чтобы задать сортировку записей в результирующей таблице запроса и добавить критерии вывода записей, выполните следующие действия.

1. Выполните приведенные ниже действия для каждого поля, по значениям которого нужно сортировать записи.

• Щелкните в ячейке Сортировка (Sort), расположенной под именем поля.

• Щелкните на стрелочке раскрывающегося списка в поле сортировки.

• Выберите способ сортировки: по возрастанию (Ascending) или по убыванию (Descending), как показано на рис. 9.15.

Далее в главе описан способ изменения последовательности столбцов резуль­тирующей таблицы запроса.

9. Задайте критерии вывода записей. Для этого щелкните в поле Условие отбора I (Criteria) и введите выражение критерия.

Например, если в результирующей таблице запроса должны присутствовать запи­си, посвященные только заказам, содержащим не менее 50предметов, введите в строке Условие ввода столбца Количество выражение «> 50». Примеры критериев и операторы сравнения, используемые при их создании, приведены в табл. 9.1.

Если некоторый столбец не должен выводиться в результирующей таблице запро­са, снимите флажок Вывод на экран (Show), расположенный в соответствующем столбце решетки.

Рис.9.15. Задание сортировки по значениям идентификационных номеров клиентов

Отредактировав запрос, сохраните его и просмотрите результирующую таблицу. Впрочем, не воспринимайте это как жесткую последовательность действий. При ра­боте над реальным запросом этапы редактирования, сохранения и просмотра обычно чередуются в произвольной последовательности. Просмотрев результат и обнаружив недостатки, отредактируйте запрос в режиме конструктора, опять просмотрите результат и т.д. Для переключения запроса в режим просмотра результата щелкните на кнопку Режим таблицы (Table View), а для переключения в режим конструктора — на кнопку Конструктор (Design View). Обе эти кнопки расположены в нижней части окна Access.

Сохранение запроса

Чтобы сохранить запрос, выполните следующие действия.

1. Внимательно просмотрите результат. Если все выглядит правильно, щелкните на кнопке Сохранить (Save As), расположенной на панели быстрого доступа.

Активизируется диалоговое окно Сохранение (Save As).

2. Введите имя запроса и щелкните на кнопке ОК.

Этим вы сохраняете конструкцию запроса, а не результирующую таблицу. Следовательно, после добавления новых записей в таблицы базы данных запрос всегда будет возвращать обновленную информацию.

Изменение последовательности расположения столбцов

Если сортировка выполняется на основе значений нескольких полей, играет роль последовательность их расположения в ре­шетке запроса. Сначала записи сортируют­ся по самому левому столбцу. Затем записи с одинаковыми значениями этого столбца сортируются по следующему столбцу и т.д. Следовательно, приоритет имеют столб­цы, расположенные левее. Чтобы изменить приоритеты сортировки, нужно переместить столбцы в решетке запроса. Для этого выпол­ните следующие действия.

1. Наведите указатель мыши на серую полоску, расположенную над именем столбца, который нужно переместить в другое место решетки.

2. Щелкните на серой полоске. Весь столбец станет черным.

3. Перетащите верхнюю полоску (теперь она не серая, а черная, как и весь стол­бец) в другое место решетки.

В процессе перетаскивания две черные толстые полосы будут обозначать место, куда будет помещен столбец, если в данный момент времени отпустить кнопку мыши.

4. Опустите столбец в нужном месте ре­шетки, отпустив кнопку мыши.

Столбец займет нужное место, но оста­нется черным. Щелкните в любом месте решетки. Столбец опять станет белым и пушистым, как до перетаскивания.

В результирующей таблице столбцы рас­полагаются в той же последовательности, что и в решетке запроса.

Выполнение запроса

Чтобы вывести на экран результирующую таблицу запроса, выполните следующие действия.

1. Еще раз проверьте запрос в режиме конструктора.

Проверьте, правильно ли выбраны столбцы и установлены критерии. Многие I ошибки лучше видны не в результирующей таблице, а в решетке запроса в режиме конструктора.

2. Щелкните накнопке Выполнить (Run), расположенной наленте.

В окно Access будет выведена результирующая таблица запроса. К тому же результату приведет щелчок на кнопке Режим таблицы, расположенной под окном Access.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: