Командировочные расходы

Редкая организация обходится без командировок. В расходы на командировку включаются суточные, оплата гостиницы, затраты на проезд работника до места командировки и обратно и т.д. При отражении таких расходов бухгалтер должен учитывать массу нюансов, а также знать о позиции чиновников по спорным вопро­сам налогообложения. В последнее время появилось большое количество писем, связанных с учетом командировочных расходов.

Перечень командировочных расходов

К прочим расходам, связанным с производ­ством и реализацией, относятся и команди­ровочные расходы. Перечень командировоч­ных расходов приведен в подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополни­тельных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие;

- оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита авто­мобильного и иного транспорта, за поль­зование морскими каналами, другими по­добными сооружениями и иные аналогич­ные платежи и сборы.

Перечень командировочных расходов в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ не является за­крытым, поэтому если в ходе служебной по­ездки у работника возникли дополнительные расходы, осуществленные с разрешения или ведома работодателя, они также могут от­носиться к командировочным (ст. 168 ТК РФ).

Расходы на проезд

Независимо от того, каким видом транспорта сотрудник направляется к месту выполнения служебного задания, расходы на проезд подлежат возмещению и учитываются рабо­тодателем в составе командировочных. Но сотрудник должен приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие факт по­ездки, т.е. билет.

В последнее время широкое распростра­нение приобрели электронные билеты. Что в этом случае должен представить в бухгалте­рию работник? Распечатку электронного би­лета и посадочный талон, как утверждают на­логовики в письме УФНС России по г. Москве от 15.12.2008 №19-12/116256. По их мнению, одной распечатки билета будет недостаточно, дополнительно нужно представить посадоч­ный талон. В своем письме налоговые орга­ны ссылаются на информационное письмо Минфина России от 26.08.2008, которое со­держит несколько иной вывод. В нем Минфин России как раз говорит о том, что работник может представить либо распечатку, либо по­садочный талон. Аналогичный вывод в пись­ме Минфина России от 04.02.2009 № 03-03-07/3. Заметим: раньше требовались оба этих документа одновременно (письмо Минфина России от 27.12.2007 № 03-03-06/1/893).

Что делать, если билет утерян? В этом случае документом, подтверждающим рас­ход, может быть накладная или счет-фак­тура (письмо УФНС России по г. Москве от 15.07.2008 № 20-12/066864). Правда, дан­ные документы будут иметься в наличии, только если покупка билета производилась по безналичному расчету у специализирован­ной организации (например, у транспортного агентства). Но если таких документов нет, ра­ботник может обратиться в кассу аэропорта или вокзала с просьбой выдать дубликат би­лета. Суды подтверждают: расходы на пере­лет можно подтвердить и копией авиабилета, заверенной перевозчиком (постановление ФАС Уральского округа от 13.01.2006 по делу № Ф09-6036/05-С2).

В противном случае организация не смо­жет учесть расходы на проезд, т.к. не будут считаться документально подтвержденными, т.е. не будут соответствовать условию, содер­жащемуся в п. 1 ст. 252 НИ РФ. Более того, если организация, несмотря на отсутствие подтверждающего расход документа (либо копии), все же решит компенсировать ра­ботнику понесенные им расходы на проезд, с суммы компенсации ей придется уплатить НДФЛ. Это вызвано следующим: согласно п. 3 ст. 217 НК РФ возмещение расходов на про­езд освобождается от этого налога, только если командированный представил оправда­тельные документы. Кстати, копию билета суд может признать достаточным основанием для того, чтобы не удерживать НДФЛ (поста­новление ФАС Западно-Сибирского округа от 13.02.2008 № Ф04-244/2008(710-А75-26)).

Раньше некоторым организациям удава­лось доказать отсутствие облагаемого дохо­да у работника при отсутствии документа или его копии. Примером служит постановление ФАС Северо-Западного округа от 04.10.2006 по делу № А42-1934/2006. В пользу организа­ции сыграл п. 19 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в преде­лах СССР». В Инструкции было указано: в слу­чаях, когда командированному работнику был выдан аванс на расходы по командировке, а документы, подтверждающие произведенные им расходы на пооезд, не могут быть пред­ставлены, руководитель объединения, пред­приятия, учреждения, организации имеет право разрешить оплату проезда по мини­мальной стоимости.

Если билеты куплены, но командировка в силу определенных причин была отменена либо перенесена на другой срок, перевозчик возвращает компании денежные средства за неиспользованный билет, но удерживает при этом определенную сумму. Можно ли эту сум­му учесть при налогообложении прибыли?

Автор считает, организация имеет право учесть расходы, удержанные перевозчиком при возврате купленных билетов, при рас­чете налога на прибыль. Билет — это доку­мент, подтверждающий заключение договора перевозки пассажира, что четко следует, на­пример, из Устава железнодорожного транс­порта РФ. Соответственно, возврат билета приравнивается к нарушению условий дого­вора перевозки. А значит, удержанная пере­возчиком сумма есть не что иное как санкция за нарушение условий договора перевозки. Налоговый кодекс РФ разрешает налогопла­тельщикам относить на расходы суммы санк­ций за нарушение договорных обязательств (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Минфин Рос­сии также не имеет ничего против включе­ния подобных сумм в расходы, учитываемые при налогообложении прибыли (письмо от 25.09.2009 № 03-03-06/1/616).

А вот с расходами на визы при несосто­явшейся загранкомандировке гораздо слож­нее. Расходы на оформление виз упомянуты в подп, 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, где речь идет о командировочных расходах, которые воз­можны только при состоявшейся команди­ровке. Конечно, можно говорить о том, что перечень расходов у нас открытый, но прави­ло об их обоснованности никто не отменял. А доказать обоснованность затрат на выдачу виз при отмененной поездке организациям будет крайне сложно. Поэтому мы не сове­туем учитывать подобные расходы при нало­гообложении прибыли. Минфин России занял аналогичную позицию (письмо от 06.05.2006 №03-03-04/2/134).

Бывает, что отметка о дне выбытия в ко­мандировочном удостоверении работника не совпадает с датой возвращения из команди­ровки, указанной в билете.

Такое может быть, если сотрудник решает остаться в месте пребывания за пределами срока командировки (например, на выход­ные). В итоге он возвращается из команди­ровки позднее даты, указанной в приказе о командировании.

Раньше в данной ситуации, по мнению чиновников, расходы на обратный билет не могли признаваться обоснованными (напри­мер, письмо Минфина России от 10.11.2005 № 03-03-04/2/111). Позднее они справедливо признали, что организация все равно понесла затраты на оплату проезда (письмо от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74). Поэтому она может учесть расходы на обратный би­лет, правда, при условии, что «задержка вы­езда командированного из места команди­ровки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответ­ствии с установленным порядком целесоо­бразность произведенных расходов».

В этом же письме сказано: стоимость об­ратного билета образует доход сотрудника, с которого необходимо удержать НДФЛ. Но мы считаем, что у работника в рассматривае­мом случае не возникает доход, облагаемый НДФЛ. В соответствии с нормами Трудово­го кодекса РФ при направлении сотрудника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему расходы на проезд. В Положении об особенностях направле­ния работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение, утв. постановлением № 749), возмещение рас-ходов на проезд не связано с датой начала (окончания) командировки, указанной в ко­мандировочном удостоверении, а также со сроками в приказе руководителя о направле­нии сотрудника в командировку.

Кроме того, в п. 3 ст. 217 НК РФ не содер­жится условие о совпадении дат, указанных в билетах, с датами, отмеченными в команди­ровочном удостоверении или приказе руково­дителя.

Судебная практика подтверждает неза­конность позиции чиновников и налоговиков (постановления ФАС Уральского округа от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2, от 04.05.2007 №Ф09-3119/07-С2).

Оплата суточных

За каждый день нахождения в командировке сотруднику полагаются суточные. Их размер определяется компанией самостоятельно. Утвержденный размер суточных прописывается в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).

До 1 января 2009 года суточные подле­жали включению в расходы, учитываемые при налогообложении, в пределах норм, утв. постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93. Но нынешняя редакция НК РФ не содержит положение о нормирова­нии суточных, поэтому компании вправе отно­сить на расходы любую их сумму. И чиновники это подтверждают (письмо Минфина России от 21.09.2009 № 03-03-06/1/604).

Однако при учете суточных также есть ню­ансы. Например, организациям следует знать: при командировках в местность, откуда ра­ботник имеет возможность ежедневно воз­вращаться к месту постоянного жительства, или при однодневных командировках суточ­ные не выплачиваются (см. п. 11 Положения, утв. постановлением № 749).

Ранее подобная норма содержалась и в п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтру­да СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62, кото­рый был признан соответствующим трудово­му законодательству решением Верховного Суда РФ от 04.03.2005 № ГКПИ05-147. Суд обосновал свой вывод следующим. Из со­держания ст. 167 и 168 ТК РФ следует, что суточные имеют своей целью покрытие лич­ных расходов работника на срок служебной командировки, поскольку средний заработок работнику на время командировки сохраня­ется, проезд к месту командировки и обрат­но к месту постоянной работы оплачивается, возмещаются расходы по найму жилого по­мещения. Выплату же суточных законодатель обусловил проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов.

На основании вышеизложенного в случае принятия решения по выплате суточных и по однодневным командировкам (даже если это прописано во внутреннем положении о командировках) организация не сможет без рисков для себя включить их в состав рас­ходов, учитываемых при налогообложении. Такой же вывод делают чиновники (письмо УФНС России по г. Москве от 10.02.2006 № 20-12/11312) и арбитражные судьи (постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.03.2006 по делу № А05-5899/2005-12). В перечень доходов, освобождаемых от уплаты НДФЛ, включены и командировочные расходы, к числу которых относятся суточные (п. 3 ст. 217 НК РФ). При этом НК РФ опре­делены соответствующие нормативы: если речь идет о внутренней командировке, не облагаются НДФЛ суточные только в преде­лах 700 руб. за каждый день командировки. В отношении загранкомандировок норматив увеличен до 2500 руб. Таким образом, если в организации предусмотрены более высокие размеры суточных, с суммы превышения при­дется удержать НДФЛ.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: