Матрица показателей

Матрица показателей – инструмент, используемый для анализа потребности в улучшении различных бизнес-процессов организации (показателей), который основан на оценке важности процесса и его текущего уровня показателей.

Используя матрицу показателей, можно избежать затрат на совершенствование процессов, которые также неудовлетворительны, но в то же время и не слишком важны.

Пример матрицы показателей приведен на рисунке 23.

Перебор	Все в порядке
Не важно	Улучшение необходимо

1 5 9

Важность процесса

Рисунок 23 -Матрица показателей

Эта матрица разбита на квадраты, при этом, по горизонтали меняется важность, а по вертикали — текущий уровень показателей. Характеристики отдельных процессов наносятся точками в квадрантах этой матрицы. Они основаны на измерениях в рамках самооценки, а также на оценивании их важности. Каждый квадрант означает следующее:

- не важно (низкая важность, низкий уровень). Если изображающая точка попадает в данный квадрант, то, скорее всего, уровень показателей низок. Однако, низкая важность делает ненужным вложение средств в совершенствование данного бизнес-процесса;

- перебор (низкая важность, но высокий уровень показателей). Если изображающая точка попадает в этот квадрант, то уровень показателей достаточно высок. Но, это мало значит, поскольку процессы, соответствующие этому квадранту не особенно важны для повышения конкурентоспособности организации. Процессы, соответствующие этому квадранту, также не кандидаты на включение в план работ по совершенствованию предприятия;

- совершенствование необходимо (высокая важность, низкий уровень показателей). Если изображающая точка попадает в данный квадрант, то соответствующий бизнес-процесс - безусловный объект совершенствования;

- все в порядке (высокая важность, высокий уровень показателей). Если изображающая точка попадает в этот квадрант, то работает так называемое «Золотое правило». Оно гласит: если уровень показателей в рассматриваемой области уже высок, то все равно эту работу надо совершенствовать. Однако, здесь следует иметь в виду, что бизнес-процессы, которые попали в квадрант «Совершенствование необходимо», имеют высший приоритет, их надо улучшать в первую очередь. Если же в указанный квадрант никакие процессы не попали, то тогда процессы, которые попали в квадрант «Все в порядке», становятся первоочередными кандидатами на совершенствование.

Пример

Производитель тяжелого механического оборудования, предназначенного для использования в морском деле, определил для себя шесть критических показателей, значения которых были установлены в результате самооценки. Все они показали, что есть потенциал для улучшений всех этих процессов. Однако, не было достаточно ресурсов, чтобы начать работу по шести направлениям сразу. Компания оказалась в затруднительном положении, было трудно принять решение, с чего начать действия по совершенствованию. Для установления приоритетов была построена матрица показателей, которая учитывала следующие шесть показателей: 1 - перспективная и гибкая разработка продукции; 2 - время доставки; 3 - точность доставки; 4 - ценообразование; 5 - ремонтопригодность; 6 - разработка продукции и сборка (рисунок 24).

Рисунок 24 - Матрица показателей для шести мер

Матрица, построенная на рисунке 24, помогла компании принять решение сконцентрировать свои ресурсы на уменьшении времени доставки и повышении ее точности.

Диаграмма согласия (консенсуса)

Для упрощения принятия решений специалистами в области качества широко используются матрицы формата 2х2, например, матрицы «действия/результат» и «важность/срочность».

Новым, но похожим инструментом, помогающим повысить эффективность системы менеджмента качества (далее - СМК), является диаграмма согласия (консенсуса). Данный инструмент может использоваться для упрощения принятия единого мнения по сложным вопросам - таким, как стандартизация, оптимизация процессов и т. д.

Матрицу рекомендуется использовать при наличии в организации следующих характеристик:

- постоянное улучшение (необходимо расставить приоритеты по вопросам, касающимся улучшения деятельности);

- разногласие мнений в вопросах СМК (требуется упорядочить личные предпочтения для достижения общего прогресса);

- желание оптимизировать документацию (документирование СМК имеет ряд достоинств, однако, следует избегать желания документировать мельчайшие детали, так как подобный подход вызывает больше проблем, чем преимуществ;

- признание командного подхода;

- сложные процессы, взаимодействующие с другими процессами.

Для построения диаграммы согласия необходимо сформировать кросс-функциональную команду, состоящую из владельца процесса и тех, на кого влияют результаты процесса, а также определить каждую проблему, собрать факты и описать текущее состояние проблемы. После чего, следует задавать два закрытых (с ответами «да» или «нет») вопроса:

- необходима ли стандартизация?

- существует ли единодушное мнение по решению проблемы?

Ответы могут располагаться в четырех квадрантах со следующими названиями:

1) Проведение совещаний для определения разногласий. Стандартизация желательна, но согласие еще не достигнуто.

2) Описание процедур, взаимодействие, тренинги. Стандартизация желательна, и уже есть согласие. Процессы совершенствуются.

3) Наличие вариаций. Нет необходимости стандартизации и нет согласия. Никакие действия не вытекают из этого квадранта.

4) Всеобщее одобрение. Нет необходимости стандартизации, но есть согласие.

На рисунке 25 представлен пример, связанный с СМК и ее элементами. Некоторые проблемы, описанные в матрице, могут перемещаться по определенным направлениям. Проблемы, отнесенные к квадранту 4, могут перейти в квадрант 3 или 2. Движение основано на том, насколько выгодно разрешение вопроса. Проблемы, отнесенные к квадранту 1, могут перейти в квадрант 2 после достижения согласия.

Рисунок 25 – Диаграмма согласия

Диаграмма согласия, изображенная на схеме, была использована для классификации проблем и улучшения процессов СМК. На заключительном этапе совершенствования были выбраны методы стандартизации, созданы новые и пересмотрены существующие политика, процедуры, формы, базы данных и учебные планы. В результате процесс был улучшен.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: