Вопрос 1: Общая характеристика систем автоматизации бухгалтерского учета, их возможности и ограничения.

Уровень развития современных информационных технологий позволяет освободить бухгалтера от рутинных бумажных операций, упростить процессы сбора и обработки данных, обеспечить всех заинтересованных лиц информацией, позволяющей получить достаточно полную картину хозяйственно-финансового состояния предприятия. Для этого используются системы автоматизации бухгалтерского учета (САБУ).

Система автоматизации бухгалтерского учета (САБУ) – это комплекс программных, информационных средств, позволяющих осуществить ведение бухгалтерского учета, подготовку финансовой отчетности и анализ финансовой деятельности предприятия.

Автоматизированные системы бухгалтерского учета охватывают все этапы бухгалтерского учета и включают в себя средства создания первичных документов, средства отражения на счетах бухгалтерского учета совершенных хозяйственных операций, средства формирования бухгалтерской отчетности и представления данных для анализа финансово-хозяйственной деятельности.

Рисунок 2: Схема ведения бухгалтерского учета

Схема ведения бухгалтерского учета выглядит следующим образом: на основании первичных документов происходит определение проводок, которые в свою очередь служат основанием для составления журналов-ордеров и оборотных ведомостей, для внесения записей в кассовую и главную книгу, а также для исчисления сальдо по счетам бухгалтерского учета для формирования баланса.

В компьютерной реализации бухгалтерского учета несколько иной подход к отражению информации по сравнению с традиционной формой. Если при ручном учете приходилось многократно делать одни и те же записи в различных регистрах учета, то при компьютерном учете запись заносится только один раз. Как правило, это бухгалтерская проводка, которая записывается в журнал хозяйственных операций. На основе данных журнала автоматически формируются все накопительные ведомости.

Изменения в управлении эко­номикой, переход к рыночным от­ношениям не могут не оказывать существенного влияния на органи­зацию и ведение бухгалтерского учета. Осуществляющийся се­годня переход к международным системам учета требует разработки новых форм его методоло­гии. Значительной трансформации подвергаются информационная система бухгалтерского учета и традиционные формы организации ее компьютерной обработки.

Непременным условием по­вышения эффективности управленческого труда на предприятии является применение автоматизи­рованных систем на основе новых информационных технологий.

Автоматизированная ин­формационная система бухгал­терского учета представляет собой систему, в которой ин­формационный процесс бухгалтерского учета автоматизиро­ван за счет применения специ­альных методов обработки дан­ных, использующих комплекс вы­числительных, коммуникацион­ных и других технических средств в целях получения и доставки информации, необхо­димой специалистам-бухгалтерам для выполнения функций управленческого и финансового учета. Такие информационные си­стемы предоставляют бухгалтерскую информацию, которая отража­ет полную картину производствен­но-хозяйственной деятельности предприятия.

В настоящее время в услови­ях перехода на международные стандарты ведения бухгалтерско­го учета изменилась и ориентация бухгалтерской информации – она стала основой для принятия управ­ленческих решений как внутри, так и вне предприятия. Прежде всего, она должна предоставлять фирме, предприятию качественные дан­ные, необходимые для выполнения таких функций управления производственной и коммерческой дея­тельностью, как планирование, кон­троль и анализ.

Кроме того, бухгалтерская ин­формационная система должна обеспечивать возможность автоматизации обработки учетной информации на всех участках учета. При этом помимо традиционных форм учета они должны использовать и новую автоматизированную форму учета, которая полностью отвечает основным требованиям применения вычислительной тех­ники и принципам бухгалтерского учета и отчетности.

Таким образом, бухгалтерские информационные системы должны решать следующие основные за­дачи:

- обеспечение автоматизи­рованного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа фи­нансово-хозяйственной деятель­ности, внутреннего аудита;

- получение оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управ­ленческих решений;

- интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первич­ной информации;

- получение достоверных сведений для обратной связи, ис­пользуемой при принятии управ­ленческих решений;

- автоматизация обработки на всех стадиях технологическо­го процесса начиная со стадии первичного учета.

Системы автоматизации бухгалтерского учета могут быть сгруппированы следу­ющим образом:

1. Программы предназначены и создаются для работыв раз­личных операционных системах (оболочках). В зависимости от этого они подразделяются на бухгалтерские программы под DOS, Windows 3.0, Windows 3.11, Windows 95, 98, Windows NT, Windows XP и т. д. Можно с большой долей вероятности утверждать, что программа созданная для работы, например, в операционной системе Windows 98 будет неработоспособна в DOS или Windows 3.0.

2. По степени автоматизации программы можно разбить на следующие основные категории: узкоспециализированные программы, специализированные, универсальные (комплекс­ные системы). Узкоспециализированные программы служат для автоматизации выполнения какой-либо одной операции, например, печати платежных поручений.

Специализированные программы решают задачи автоматизации отдельного участка, например, учет всех банковских операций с автоматическим формированием всех платежных документов, выписок банка, накопительных ведомостей и журналов-ордеров. Универсальные (комплексные) системы охватывают весь процесс бухгалтерского учета и могут включать в себя учет кассовых, банковских операций, основных средств, товароматериальных ценностей и т. д. и формирование всех регистров учета, в том числе главной книги.

3. Программы предназначены и создаются для работы в различных организациях и предприятиях. При этом можно выделить бюджет­ные организации и коммерческие, промышленные и торговые, сельскохозяйственные и перерабатывающие. Специфика учета каждого предприятия отличается от остальных и может зависеть от формы собственности, отраслевой принадлежности, вида деятельности. САБУ должны учитывать перечисленные особенности.

4. Очень часто возникает необходимость организовать раз­дельный бухгалтерский учет на нескольких компьютерах (ра­бочих местах) с последующим слиянием данных для подведе­ния итогов. Как правило, разделение работ между рабочими местами осуществляется по участкам учета. В этой связи в на­стоящее время все бухгалтерские пакеты можно разделить на следующие категории: работающие в автономном режиме; ра­ботающие в сетевом режиме.