Тема 9. Управление организацией как процесс принятия и реализации решений.

Слайд 9.2.

Процесс управления представляется как совокупность действий особого органа организации, ориентированных на изменение существующего состояния организаии или ее части в направлении достижения целей и баланса организации с внешней средой.

В эту совокупность действий входит тщательная разработка способов достижения целей, промежуточных эталонов и выделения базисных точек – контролируемых параметров, без воздействия на которые неэффективна и невозможна реализация способов достижения целей.

Задачей управления является удержание в допутимых пределах контролируемых параметров, т. е. действий отдельных подразделений организации и оррганизации как целого в направлении достижения поставленных целей.

Слайд 9.3.

Для успешного выполнения управленческих задач руководитель должен четко представлять законы функционирования и управления любой организации.

Что такое закон? Закон - объективно существующие, необходимые, существенные, устойчивые, повторяющиеся отношения между явлениями в природе и обществе. Каждый руководитель должен знать и постоянно осознавать тот факт, что его деятельность связана с действиями законов природы и общества, с действием законов организации и управления. Содержание деятельности социальных организаций должно согласоваться с этими законами. Понимание современными руководителями законов разного рода, согласование своих действий с проявлениями законов положительно способствует организационно-управленческой деятельности. В противном случае управление обществом, экономикой, социальными организациями ожидает катастрофические последствия. Законы организации - это социальные законы; они отражает определенные закономерности воспроизводства и развития социума, проявляются только в совместной разумно-волевой деятельности людей. Законы организации - важнейшие составляющие научных знаний о явлениях организованности. И если теория организации может их предложить, то это свидетельствует о высоком статусе науки.

Однако проблема законов организации является «нераспаханной целиной». Невозможно указать монографии и руководства, где бы эти законы рассматривались достаточно обоснованно и полно, т. е. системно. Исследователи организационных законов обходят тот факт, что в систему законов организации входят и законов управления. Изучение системы законов организации дает возможность менеджеру составить представление о возможных путях достижения организационных целей, полагаясь не только на собственный опыт и интуицию, но и с учетом опыта, накопленного человечест­вом за многовековую историю развития организационных, систем.

1. Основные законы управления. Упорядочивание организационных процессов подчиняется определенным законам. Основными законами теории организации, имеющими внешнюю и внутреннюю направленность, являются:

1) закон синергии;

2) закон самосохранения;

3) закон развития;

4) закон композиции и пропорциональности;

5) закон информированности и упорядоченности;

6) закон единства анализа и синтеза.

Основным законом организации является закон синергии, состоящий в том, что сумма свойств организованного целого превышает арифметическую сумму свойств каждого из его элементов в отдельности. Синергия (от греческого synergia— сотрудничество, содействие) означает совместное и однородное функционирование элементов системы. Закон синергии гласит, что для любой организации существует такой набор ресурсов, при котором ее потенциал будет либо существенно больше простой суммы потенциалов, входящих в нее ресурсов (капиталов, технологией, персонала и т. д.) либо существенно меньше. Действие закона синергии в организационных системах существенно обособляет организацию от других объектов и систем материального мира. Степень реализации потенциальных возможностей организации зависит от эффективности работы каждого звена организации (управления, коммуникаций, профессионализма персонала и т. д.). Наиболее важной особенностью действия закона синергии в рамках социальных организаций является возможность управления приростом энергии организации. Задача руководителя заключается в том, чтобы найти нужный набор элементов организации и так организовать работу, чтобы синергия в организации носила созидательный, а не разрушительный характер.

Закон самосохранения. Любая социальная организация представляет собой некоторую самостоятельно существующую систему, подобную живому организму, который появляется на свет, растет, развивается, совершенствуется, болеет, стареет и умирает. Организациям присуще стремление к самосохранению. Они постоянно ведут борьбу за своё выживание. Но в рыночных, конкурентных условиях достичь этого трудно. Решению проблем выживания организаций способствует закон самосохранения, который утверждает, что любой организации как социальной системе присуще стремление к самосохранению (выживанию) за счет оптимального использования человеческих и материальных ресурсов. Организация способна к самосохранению, выживанию и устойчивому поступательному развитию в том случае, если энергетический потенциал позитивных (созидательных) факторов превышает соответствую­щий показатель негативных (разрушительных) факторов. Закон самосохранения служит основой для оценки способности организации к выживанию в изменяющихся условиях существования.

Закон развития. Организация является весьма сложным развивающимся объектом. В процессе своего существования она меняетсявовремени, имеет свое прошлое, существует в настоящем и планирует будущее. Изменяются во времени основные элементы организации: ресурсы, люди, информация, среда организации и т. д. Закон развития гласит, что в процессе жизнедеятельности организации происходят необратимые и закономерные изменения, направленные на максимальное использование потенциала организации для достижения поставленной цели, в результате чего происходит качественное изменение состояния организации.

Закон композиции и пропорциональности. Организация представляет собой единый, целостный развивающийся объект-систему, для которого характерна тенденция к объединению, соответствующей компоновке составляющих элементов. Формирование объединений различного уровня происходит в соответствиис законом композиции и пропорциональности, который утверждает, что в рамках достижения единой цели существует объективная тенденция организаций к созданию устойчивых объединений с соблюдением принципов соразмерности и пропорциональности. Указанная тенденция реализуется прежде всего в желании выбрать оптимальную структуру организации и создать благоприятную среду обитания, что особенно характерно для современных организаций, работающих в условиях экономи­ческой конкуренции и социальных перемен.

Закон информированности и упорядоченности. В современном обществе уровень развития организаций определяется не только экономическими и природными ресурсами, но и состоянием информационного обеспечения, информационной среды. Закон информированности и упорядоченности означа­ет, что любая социальная организация способна к выживанию и развитию только в том случае, если она обеспечена полной достоверной и упорядоченной (структурированной) информацией. Полнота информации определяется возможностями доступа к ресурсам информационного пространства, в котором действует организация, а также состоянием внешних и внутренних коммуникационных связей. В современных условиях любой организации доступны очень большие объемы информации. Практически по любому вопросу руководители могут получить исчерпывающую информацию.

Закон единства анализа и синтеза Изучение организаций и организации организаций предусматривают обязательное использование диалектический взаимосвязанных операций анализа и синтеза. Анализ и синтез в своем единении составляют основу системного подхода к деятельности организации. А нализ (декомпозиция) — это разделение целого на части или представление сложного объекта в виде простых составляющих. Суть синтеза состоит в объединении простых составляющих объекта в единое целое. Закон единства анализа и синтеза утверждает, что благодаря использованию в процессах управления организацией процедур анализа и синтеза обеспечивается настройка организационной системы на оптимальный вариант достижения поставленной цели.

Слайд 9.4.

2. Законы управления организаций. К законам управления организациейотносятся:

1) закон необходимости управления в социальных системах;

2) закон единства и целостности системы управления;

3) закон соответствия социального содержания управления форме и содержанию деятельности организаций;

4) закон соотносительности, адекватности управляющей и управляемой систем;

5) закон единства власти в социальных системах управления;

6) закон единства функций управления..

Первый фундаментальный закон социального управления - это закон, выражающий объективную необходимость управления в системном воспроизводстве общества или организации. Его можно назвать «воспроизводящим законом организации». Любая организация может обеспечить свою жизнеспособность и развитие только в том случае, если рост эффективности управления способен преодолеть разрушительные тенденции и не отстать от роста сложности социальных систем. Возрастание сложности общества на определенном этапе требует пересмотра

Закон единства и целостности системы управления гласит, что система управления организаций должна обладать организационным и функциональным единством. Она должна содержать все необходимые элементы, объективно требующиеся целям и задачам управления. Функциональная целостность означает, что система управления должна реализовывать все функции, необходимые для достижения целей системы. Единство системы управления означает, что она образует собой единую систему, а не сумму частей, фрагментов, блоков. Это означает, что вся система управления должна быть построена на основе единых принципов, подходов, единых интересов, что отнюдь не означает унификацию, единообразие звеньев, уровней и подходов в управлении. Без обеспечения единства и целостности системы управления, без четких принципов ее построения невозможна эффективная деятельность ни одной большой системы - ни федерации, и ее структурных подразделений, ни ее субъектов, ни экономики регионов, фирм и т.д. Закон единства и целостности систем в управления означает концептуальную самостоятельность управления, устойчивость внутренней структуры, связей системы при изменении состояний внешней среды. За счет устойчивости внутренних связей система сохраняет свою целостность. Формами, законами, или подзаконами проявления фундаментального единства, целостности управления являются: 1) закон единства власти; 2) единство принципов управления для всех звеньев и ступеней системы управления; 3) единство организационных форм системы управления; 4) единство методологии и методов управления; 5) единство процессов управления; 6) единство требований к управленческому корпусу.

Закон соответствия социального содержания управления форме и содержанию деятельности организаций, являющейся объектом управления, заключается в следующем. Управление имеет две стороны: организационно-технологическую и социально-экономическую. С организационно-технологической точки зрения управление можно рассматривать как единство всех видов работ, выполняемых участниками кооперированного труда. В этом плане оно имеет целью соединение живого и овеществленного труда, поддер­жание необходимых связей и пропорций в трудовом процессе. Управление производством в этом плане характеризует достигнутый уровень развития и качествен­ные особенности организации управления. При рассмотрении отношений управления как социально-экономической категории на первый план выходит социальный характер управления, отвечающий на вопрос, в чьих интересах осуществляется управление. В социальном плане управление представляет собой отношения между собственником средств труда и наемными работниками. Оно выступает как функция собственника средств труда, осуществляемая им в собственных интересах. Исходя из этого, цель управле­ния, а также его методы и формы находятся в прямой и непосредственной зависимости от формы собственности на средства труда.

Закон адекватности (соответствия) управляемой системы управляющей системе. Это закон проявляется растущей гуманности, наукоемкости, инновационности и организованности управления, социального, научно-технического и интеллектуального потенциала управления. “Закон адекватности” обязательно включает закон необходимого разнообразия. Согласно этому закону, разнообразие управляющей системы должно быть не меньше разнообразия управляемого объекта. Управляющая подсистема должна обладать достаточным разнообразием управляющих воздействий и пропускной способностью для переработки информации и выдачи управляющих решений и обеспечивать ее функционирование и развитие в соответствии с заданной программой.

Закон единства функций управления «разбивается» на ряд законов: 1)закон изменения функций управления; 2) закон сокращения числа ступеней управления; 4) закон концентрации функций управления; 4) закон распространения и контроля.

Закон изменения функций управления гласит, что повышение или понижение уровня управления неизбежно влечет за собой возрастание значения одних функций и убывание значения других.

Сущность закона сокращения числа ступеней управления заключается в том, что чем меньше уровней управления в структуре организации, тем при прочих равных условиях управление эффективнее и оперативнее.

Закон концентрации функций управления устанавливает, что управление объективно стремится к большей концентрации функций на каждой ступени управления, а следовательно, к росту численности управленческого персонала.

Согласно закону распространения и контроля существует определенная зависимость между числом подчиненных и возможностями контроля их действий со стороны руководителя.

Однако среди законов организации и управления есть и такие, которые могут или должны применяться при управлении любыми организациями, любыми общественными связями и отношениями, независимо от специфики их деятельности или организационно-правовой формы. Их можно назвать законами для организации. Это экономические законы, регламентирующие порядок управления экономикой, осуществления любой коммерческой деятельности, юридические законы, регулирующие взаимоотношения субъектов управления и объектов друг с другом и с органами государственной власти, и морально-этические законы, регулируюшие социально-управленческие и человеческие отношения в организациях.

Слайд 9.5.

3. Специфические законы организации. Ссылаясь на учебное пособие Э.А. Смирнова «Основы теории организации», приведем в качестве примера некоторые специфические законы, отражающие принципы организаций и управленческого труда.

Закон своеобразия: для каждой организации существует наилучшая и только ей присущая структура производства и управления.

Закон социальной гармонии: в каждой организации разви­тие социальной сферы увеличивает производительность труда сотрудников благодаря повышению их эмоционального уров­ня и активизации трудовой деятельности.

Закон социальной загрузки: для каждого человека сущест­вует оптимальный объем загрузки работой, при котором в полной мере раскрываются его способности и возможности.

Закон эффективного восприятия и запоминания информации: процессы восприятия и запоминания информации реа­лизуются наиболее эффективно, если они приближаются в процессу мышления.

Закон эффективного осмысления: эффективное осмысление нового возможно только при наличии у человека большо­го объема знаний или информации по данной тематике.

Закон установки: любой человек воспринимает наиболее полно ту информацию, на которую он настроился и к которой приготовился.

Закон устойчивости информации: первая информация о каком-либо событии является более устойчивой, чем повторная информация о том же событии.

Закон доходчивости информации: доходчивость сообщения выше при одновременном использовании нескольких форм подачи одной и той же информации.

Из законов организации и управления вытекают принципы оптимизации функционирования организационных системы и управления ими, повышения эффективности деятельности людей в организации. Изучая законы и принципы организации, следует помнить, что они будут эффективно работать только в том случае, если руководители сможет найти их разумное сочетание, выделить главный (на текущий момент) закон и подчинить ему все другие законы и принципы организации управленческого труда, обеспечиваю­щие достижение глобальной цели организации.

Итак, зная законы организации и управления, руководитель может принимать правильные управленческие (организационные) решения, которые являются важнейшей характеристикой управленческой деятельности руководителя любого уровня и управленческой системы в целом. В социологии организаций управленческое решение трактуют как выбор одной из возможных альтернатив при решении организационных проблем.

Определение содержания управленческого решения в социологических концепциях организации до сих пор остается дискуссионным. Одни специалисты относят сюда все типы решений, принимаемых в организации, включая решение самого работника об увольнении из данной организации, другие относят лишь те решения, которые модифицируют структуру отношений в оргаизации. В ряде органзационных концепций управленческие решения рассматриваются как основной продукт деятельности руководителя и административных структур организаций. В концепциях М. Вебера, Г. Саймона, Дж. Марча, М. Сайерта, Ф. Эмери и Э. Трист и др. сами организации трактуются как инструмент или система подготовки и реализации решений. Но на что бы ни было направлено управленческое решение, оно всегда исходит от социального субъекта и направлено на изменение отношений или модификацию поведения (состояния) некоего объекта.

В социологии организаций выделяют несколько классификаций управленческих решений по разным основаниям. По виду регулируемых социальных процессов можно выделить сугубо организационные решения, отличая их от экономических, политических, информационных и т. д.). Сточки зрения социологии организаций управленческие решения могут быть разделены по следующим критериям:

Слайд 9.6.

1) по масштабу внесения изменений в организационную среду управленческие решения могут быть:

• локальные (не предусматривающие глобальные изменения в системе организационных отношений)
• реорганизационные (предусматривающие глобалные изменения).

Слайд 9.7.

2) по вкладу субъекта решения в управленческое решение:

• рутинизируемые или программированные, содержание которых мало зависит от индивидуальных характеристик субъекта решения (Г. Саймон). Содержание жестко детерминированных решений регламентируется законом, инструкциями, распоряжениями вышестоящего руководства и др. Такие решения бывают двух видов: 1) стандартизированные, рутинные (сбор налогов, выплата пособий и зарплаты, прием или увольнение работника в соответствии с законодательством и т.д.); 2) производные, вторичные, принимаемые «во исполнение», в развитие других решений и неизбежно вытекающие из них.
• инициативные, где личность субъекта решения накладывает отпечаток на качество решения (А.И Пригожин). «Инициативные» решения, по определению, принимаются непосредственно руководителем или коллегиальным органом управления данной организации (системы) без побуждения со стороны вышестоящих органов власти и управления.

Слайд 9.8.

Требования, предъявляемые к управленческим решениям. Каждое решение, принятое в данной организации, органе власти, управления любого уровня, должно:

• иметь ясную цель;

• быть обоснованным, т.е. содержать количественную, расчетную основу, объясняющую мотив выбора именно данного варианта;

• иметь адресность и сроки исполнения (кто? где? когда?);

• быть непротиворечивым, т.е. всесторонне согласованным как с внутренними, так и с внешними обстоятельствами, а также с предшествующими и предстоящими решениями по аналогичной или связанной проблематике;

• быть правомочным, т.е. опираться на требования соответ­ствующих правовых и других нормативных документов;

• быть эффективным, т.е. наилучшим из возможных в отношении ожидаемого итога к затратам;

• быть своевременным;

• обладать достаточной полнотой, четкостью и краткостью, быть понятным исполнителям без дополнительных разъяснений и уточнений;

• учитывать в максимальной степени все возможные отрицательные последствия и риски;

• предусматривать конкретную ответственность исполнителей за нарушение сроков реализации;

• предусматривать формы как итогового, так и упреждающего (поэтапного) контроля.

Слайд 9.9.

В теории управления выделены следующие основные модели принятия решения: нормативная модель, прескриптивная модель, дескрип­тивная модель.

Нормативная модель характеризует процесс принятия решения с точки зрения ожидаемой полезности и идеальной возможности удовлетворения намеченных целей. Нормативная модель описывает идеальный процесс принятия решения. Лучше всего нормативная модель раскрывается с помощью идеи математического ожидания. Процесс выбора в этом случае подчинен правилам оценки альтернативных вариантов. Для этого необходимо определить возможные исходы, а также вероятности исходов для каждой альтернативы. Процесс принятия решения описывается математической формулой, учитывающей вероятность каждого исхода, его процентную полезность и сумму произведений вероятностей для выбора в це­лом. Результатом выбора становится вариант, имеющий максималь­ную ожидаемую ценность. Однако не всегда оказывается возможным математическио выразить ожидаемые исходы и их привлекательность.

Прескриптивная модель характеризует процесс принятия ре­шения с точки зрения тех процессов, которые должны опреде­лять выбор. Прескриптивная модель описывает оптимальный процесс принятия решения. Оптимальное решение предоставляет максимальные возможности для достижения поставленной цели. Фактически принять оптимальное решение чрезвычайно трудно. Любое управленческое решение оказывается хуже оптимального. Это связано с зависимостью решателя от целого комплекса факторов (усиление конкуренции; ограничение времени; информационные потоки; увеличение цены ошибки; увеличение уровня неопределенности; изменение рынка; изменяющиеся потребности и ожидания потребителя; усложнение структуры бизнеса и т. д.). Отсутствие времени и информации для анализа всех возможных альтернатив приводит к приемлемому, но не оптимальному решению. Тем не менее, системный подход и рациональный ха­рактер принимаемых решений, т.е. выбор, подкрепленный резуль­татами объективного анализа, будут способствовать оптимизации управленческих решений.

Дескриптивная модель характеризует процесс принятия решений с точки зрения объективной реальности. Дескриптивная модель описывает реальный процесс принятия решения. Эта модель отражает действительное положение вещей, т. е. то, что люди делают, когда решают проблемы. Одной из стратегий принятия решений в рамках дескриптивной модели является стратегия исключения по аспектам. Когда мы выбираем из многих альтернатив, то первоначально целенаправленно сужаем круг выбора, основываясь на отдельных ас­пектах и не принимая во внимание всего комплекса характеристик. Затем, по мере снижения количества альтернативных вари­антов, расширяется поле анализируемых факторов, пока не будет принято окончательное решение. Реальный выбор, таким образом, осуществляется из ограниченного количества альтернатив.

Слайд 9.10.

Принято выделять три основных типа решений, принимаемых в организации. Это стратегические, тактические и оперативные решения.

· Стратегические решения определяют главные, принципиальные пути развития организации. Например, они ориентируют компанию на завоевание новых рынков, поиск новых сфер деятельности, перспективы и направления развития компании.

· Тактические решения. Если стратегические решения отвечают на вопрос, куда идти, то тактические решения на вопрос, как идти, т. е. ставят вопрос о технологиях достижения целей.

· Оперативные решения, состоящие в обеспечении повседневной работы, занимают большую часть времени менеджера. Оперативные решения направлены на людей, распределение ресурсов и увеличение эффективности их использования.

Слайд 9.11.

Рассматривая управленческое решение как процесс можно выделить 5 стадий в системе решения:

1) выявление и описание управленческой проблемы и проблемной ситуации; осознание необходимости принятия решений;

2) обеспечение информационной базы решения;

3) поиск возможных вариантов решений (альтернатив) и оценка альтернатив;

4) принятие решения, т. е. выбор окончательного решения;

5) реализация решения, контроль за ходом реализации решения, внесение необходимых корректив, оценка результатов выполнения принятого решения.

Специфика управления состоит в том, что принятие окончательного управленческого решения требует однозначного “да” (ситуация “ни да, ни нет” исключается). Ни “да” ни “нет” - из области “раздвоенности сознания “ (шизофрении). Но это не означает, что скоропалительно принятое окончательное решение может быть лучше колебаний при решении. Из многих альтернативных или возможных вариантов необходимо выбрать окончательное решение (с наиболее благоприятными последствиями), обязательное для выполнения. Но принять одно решение - значить отдать предпочтение именно этому решение среди других. Операция предпочтения доминирует в принятии решений. Предпочтение - это интегральная оценка качества решения, основанная на объективном анализе (достоверном знании, проведенном расчете, эксперименте) и субъективном понимании ценности, эффективности управленческого решения.

Слайд 9.12.

Принципы и методы принятия организационных решений.

В основе процесса принятия организационных решений лежат четыре универсальных принципа: динамичности, стратегическо­го планирования, реализма, гибкости.

Принцип динамичности. Нестабильность окружающей среды, конкуренция требуют от организации готовности к максимально адекватным изменениям. Это возможно, если руководители способены делать прогноз по каждой динамической линии развития организации. В процессе принятия решений руководитель учитывает не только динамику развития организации, т.е. прошлый опыт, но и ее способность к адаптации, к социальным переменам, а также возможные последствия принимаемых решений. Динамика развития включает в себя, прежде всего экономическую политику организации, характер взаимоотношений организационной системы со средой, т.е. конкурентоспособность, материально-техническую базу, информационные ресурсы, издержки, прибыль и другие факторы.

Принцип стратегического планирования. Логическим следствием принципа динамичности является принцип стратегического планирования. Планирование выступает не в виде раз и навсегда утвержденного текста, а как критерий эффективности, который вы­водится из представлений о том, какой организация должна стать спустя какое-то время. Планируется и осуществляется стратегия развития организации. Обязанность руководителя — внесение высшей цели организации в среду своей команды, коллектива. Эта цель должна объединять сотрудников, побуждая их внести свой вклад в общее дело. Осознание отдаленных перспектив позволяет практичнее и целесообразнее подходить к задачам текущим. При этом конкретика сегодняшнего дня не должна заслонять перспективу будуще­го, идею и смысл всей деятельности. Стратегическое планирова­ние — это системообразующий фактор, направляющий рост орга­низации. Например, большинство преуспевающих компаний обладают уни­кальной стратегией, концепцию которой могут знать только менеджеры высшего звена. Однако современные тенденции демонстрируют положительный опыт организаций, где четко сформулированная стратегия становится программным документом для сотрудников всех уровней.

Принцип реализма. Управлять можно только объективными процессами. Только опора на адекватные представления о реальности, непосредственный контакт с внешней и внутренней средой организации обеспечивают менеджеру эффективное планирование, кратковременную стратегию, которая должна ориентироваться на происходящие изменения. Менеджер, руководитель принимает решения, основываясь на анализе реальных групповых процессов, разворачивающихся в организации.

Принцип гибкости. Принцип гибкости помогает организации быть готовой к разнообразным изменением, даже к «катастрофам». Гибкость должна присутствовать как во внешних (разнообразие товарно-рыночных от­ношений), так и во внутренних (взаимозаменяемость, не жесткость) отношениях, что позволяет выгодно распоряжаться имеющимися ресурсами.

Слайд 9.13.

Методы принятия решений следующие:

· " мозговой штурм" ("мозговая атака");

· "синектика";

· групповое обсуждение проблем;

· деловые совещания;

· сценарный метод;

· игровой метод;

· метод анализа конкретных ситуаций;

· тренинг;

· построение "дерева решений" и выбор наилучшей из нескольких альтернатив;

· алгоритм решения управленческих проблем (АРУП).

Рассмотрим их поподробнее.

Слайд 9.14.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: