Работники, на которых ведутся личные дела

Законодательно определен перечень лиц, на которых при трудоустройстве оформляются личные дела в обязательном порядке (ч. 2 п. 2 Инструкции о личных делах).

Ведутся личные дела только на работников организации, то есть на лиц, состоящих с нанимателем в трудовых отношениях на основании заключенного трудового договора (абз. 8 ч. 1 ст. 1 ТК). На граждан, выполняющих в организации работы по гражданско-правовым договорам (например, договорам подряда, возмездного оказания услуг), личные дела не ведутся. Отношения сторон, вытекающие из гражданско-правовых договоров, регулируются гражданским законодательством и не подпадают под действие ТК (ст. 6 ТК).

Ситуация из практики. У гражданина был заключен с организацией договор подряда. Затем его приняли на работу в эту организацию на условиях трудового договора. В соответствии с номенклатурой дел организации договоры подряда хранятся в бухгалтерии. После издания приказа о приеме на работу специалист по кадрам обратился в бухгалтерию с требованием предоставить ему договор подряда для включения его в личное дело работника.

Трудовые правоотношения у работника с организацией возникли с момента приема его на работу по трудовому договору. Личное дело работника сформировано после заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу (п. 5 Инструкции о личных делах). В процессе ведения личного дела документы в него включаются в хронологической последовательности (ч. 3 п. 8 Инструкции о личных делах). К тому же договор подряда не входит в состав документов, подлежащих включению в личное дело. Поэтому включать его в личное дело работника не требуется.

Личные дела ведутся на (ч. 2 п. 2 Инструкции о личных делах):

1) руководителей;

2) специалистов.

Отметим, что согласно Общим положениям Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденным Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 N 1 (далее - Общие положения ЕКСД), все служащие делятся на 3 категории: руководители, специалисты, другие служащие (ч. 1 п. 1 Общих положений ЕКСД). При этом законодательством по общему правилу предусмотрена необходимость ведения личных дел только на руководителей и специалистов (ч. 2 п. 2 Инструкции о личных делах).

Пример. К категории других служащих (лиц, выполняющих исполнительские функции (регламентированные, периодически повторяющиеся работы) под контролем руководителя, специалиста) (п. 8 Общих положений ЕКСД) относятся: агент, архивариус, секретарь, делопроизводитель и др.

Примечание. Подробнее о наименовании должностей служащих см.

Путеводитель по кадровым вопросам "Штатное расписание", пункт 3.2 главы 3.

Ситуация из практики. В организацию временно по срочному трудовому договору (п. 2 ч. 1 ст. 17 ТК) сроком на 2 месяца (ст. 292 ТК) приняли аудитора.

В действующем законодательстве Республики Беларусь не существует особого порядка ведения личных дел временных работников. Должность аудитора относится к категории специалистов (выпуск 1 ЕКСД "Должности служащих для всех видов деятельности", утвержденный постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 N 159 (далее - Выпуск 1 ЕКСД)). Поэтому на указанного специалиста необходимо завести личное дело.

Примечание. Подробнее о временных работниках см. Путеводитель по

кадровым вопросам "Временные работники".

3) научных работников;

4) государственных служащих.

Примечание. Подробнее о личном деле госслужащего см. путеводитель по

кадровым вопросам "Госслужащие", пункт 2.6 главы 2.

5) других работников в случаях, определенных законодательством.

Так, в соответствии с ч. 2 п. 5 Положения о трудоустройстве родителей, обязанных возмещать расходы, затраченные государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении, утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.01.2007 N 105 (далее - Положение о трудоустройстве обязанных лиц), к таким работникам относятся обязанные лица. Личные дела на обязанных лиц (независимо от должности, профессии) оформляются органами по труду, занятости и социальной защите (ч. 1, 2 п. 5 Положения о трудоустройстве обязанных лиц).

Ситуация из практики. Работник принят на работу по профессии столяра седьмого разряда. Личное дело на него не заводилось. Через полгода его перевели на должность мастера и оформили на него личное дело. Специалист по кадрам включила в состав его личного дела документы, относящиеся к его предыдущей трудовой деятельности (заявление, приказ о приеме на работу по профессии столяра седьмого разряда). Такие действия специалиста по кадрам являются неверными, поскольку личное дело следует формировать после заключения трудового договора и издания приказа о переводе работника на работу по руководящей должности (должности мастера), по которой предусмотрено обязательное ведение личных дел. Документы о предыдущей трудовой деятельности работника в качестве столяра в состав его личного дела не включаются.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: