Внутренняя опись документов

Внутренняя опись на документы личного дела составляется по форме согласно приложению 1 к Инструкции о личных делах после оформления личного дела. В ней содержатся сведения о названиях документов, включенных в состав личного дела (заявления, приказы и др.), их индексах и датах (ч. 1 п. 10 Инструкции о личных делах).

Пополнение личного дела новыми документами, изъятие документов из личного дела, замена подлинников документов копиями - все это отражается во внутренней описи в процессе ведения личного дела (ч. 2 п. 10 Инструкции о личных делах).

Рассмотрим подробнее порядок заполнения граф внутренней описи:

в первой графе указывается порядковый номер, под которым документ включается в личное дело работника;

во второй графе указываются название и заголовок документа, включаемого в личное дело работника.

Отметим, что название документа - это обозначение вида документа, которое определяется его назначением (ч. 2 п. 45 Инструкции по делопроизводству) (например, приказы, распоряжения, акты, протоколы, характеристики, дипломы, автобиографии, заявления и др. - это все названия документов).

Заголовок документа - это краткое и емкое изложение текста документа (ч. 3 п. 54 Инструкции по делопроизводству). Согласно ч. 2 п. 54 Инструкции по делопроизводству заголовок к тексту должны иметь все документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4. Допускается не указывать заголовок на документах, оформленных на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.

Пример. Письмо (о чем?) "Об увольнении работника в порядке перевода на другую работу", приказ (о чем?) "О переводе работника на другую работу", протокол (чего?) общего собрания трудового коллектива об избрании на должность.

в третьей графе арабскими цифрами указывается дата документа (ч. 5 п. 46 Инструкции по делопроизводству).

Пример. Датой документа является (ч. 2 п. 46 Инструкции по делопроизводству):

- дата подписания (например, письмо, приказ);

- дата события при фиксации какого-либо события (например, акт, протокол);

- дата утверждения для утверждаемого документа (например, положение);

- дата принятия для документа, принимаемого коллегиально (например, решение);

в четвертой графе указывается индекс документа, состоящий из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора и другими условными обозначениями (ч. 2 п. 47 Инструкции по делопроизводству).

Пример. Индекс исходящего письма: N 1-12/15;

в пятой графе указываются номера листов дела;

в шестой графе указывается дата включения документа в личное дело;

в седьмой графе "Примечание" указываются отметки, отражающие особенности формирования и ведения личного дела работника.

Пример. В личное дело работника был включен оригинал приказа о приеме на работу. При просмотре личных дел специалист по кадрам заметила оригинал приказа и изъяла его из личного дела работника, заменив его копией приказа. Во внутренней описи документов личного дела в седьмой графе "Примечание" она сделала отметку о замене оригинала приказа о приеме на работу копией.

См. образец внутренней описи документов личного дела, не завершенного делопроизводством.

См. образец для заполнения форм документов личного дела.

При оформлении личного дела к передаче в архив организации в конце внутренней описи документов личного дела делается итоговая запись цифрами и прописью с указанием количества включенных в нее документов и количества листов внутренней описи (ч. 3 п. 78 Правил работы архивов). Работник кадровой службы (специалист по кадрам; лицо, уполномоченное на ведение и оперативное хранение личных дел) подписывает внутреннюю опись документов личного дела с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления (ч. 4 п. 78 Правил работы архивов).

Примечание. Подробнее об оформлении личных дел для передачи в архив

см. Путеводитель по кадровым вопросам "Личное дело", подпункт 6.4.2

пункта 6.4 главы 6.

Нумерация листов внутренней описи ведется отдельно от нумерации листов личного дела (ч. 1 п. 10 Инструкции о личных делах).

Примечание. Подробнее об оформлении дел см. путеводитель по кадровым

вопросам "Кадровое делопроизводство", глава 6.

Примечание. О составлении описей дел см. путеводитель по кадровым

вопросам "Кадровое делопроизводство", пункт 6.3 главы 6.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: