При приеме на работу

Личное дело формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания распорядительного документа о приеме на работу или назначении на должность (п. 5 Инструкции о личных делах).

Состав документов личного дела при оформлении на работу (назначении на должность) зависит от того, в какую организацию, на какую работу принимают работника, какова будет специфика его трудовой деятельности.

Примечание. Подробнее о составе документов, включаемых в личное дело

отдельных категорий работников, см. Путеводитель по кадровым вопросам

"Личное дело", пункт 2.2 главы 2.

Ситуация из практики. При проведении проверки наличия и состояния личных дел комиссией, назначенной руководителем, было обнаружено, что отсутствует личное дело на инженера по охране труда.

В законодательстве прописана обязанность ведения личных дел, в том числе и на специалистов. Инженер по охране труда относится к категории специалистов (Выпуск 1 ЕКСД). Соответственно, если не ведется личное дело на специалиста, нарушаются требования законодательства. Поэтому необходимо оформить личное дело на работника с момента обнаружения факта его отсутствия.

При формировании личного дела документы в него включаются в следующей последовательности (п. 6 Инструкции о личных делах):

1) внутренняя опись документов личного дела;

2) дополнение к личному листку по учету кадров;

3) личный листок по учету кадров;

4) автобиография;

5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

6) заявление о приеме на работу;

7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Одни документы включаются в личное дело в оригиналах, другие - в копиях (выписках). Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации (ч. 2 п. 64 Инструкции по делопроизводству). По общему правилу на копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся. Заверяются они следующим образом: на них проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой разрешается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию (ч. 7 п. 64 Инструкции по делопроизводству).

Пример.

Верно

Подпись В.В.Одуванчиков

Примечание. Подробнее об оформлении кадровых документов см.

путеводитель по кадровым вопросам "Кадровое делопроизводство".

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: