Обложка личного дела

Все документы личного дела помещаются в отдельную папку, обложка которой оформляется по установленной форме согласно приложению 4 к Инструкции о личных делах (ч. 1 п. 18 Инструкции о личных делах).

Обложка личного дела должна содержать следующие реквизиты:

1) при наличии вышестоящей организации указывается полное официальное наименование вышестоящей организации. Если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, оно указывается после полного в скобках (подп. 82.1 п. 82 Правил работы архивов). Наименование организации (структурного подразделения) - указывается полное наименование организации (структурного подразделения) в именительном падеже. При наличии официально принятого сокращенного наименования организации оно указывается после полного в скобках (подп. 82.1 п. 82 Правил работы архивов).

2) регистрационный индекс дела указывается согласно журналу (книге) учета личных дел (ч. 1 п. 18 Инструкции о личных делах).

Примечание. Подробнее о журнале (книге) учета личных дел см.

Путеводитель по кадровым вопросам "Личное дело", пункт 6.1 главы 6;

3) заголовок личного дела - указываются фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже (ч. 1 п. 18 Инструкции о личных делах);

4) реквизиты "Начато" и "Окончено" - указываются дата начала и дата окончания личного дела. При этом крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено личное дело (ч. 3 п. 188 Инструкции по делопроизводству).

Ситуация из практики. В организацию был принят на работу инженер-механик. Приказ о приеме на работу работника был издан 11 апреля 2012 г., при этом дата приема на работу - 16 апреля 2012 г. Так как должность инженера-механика относится к категории специалистов, на работника было заведено личное дело. Спустя некоторое время работник решил уволиться. Приказ о его увольнении был издан 18 марта 2013 г., при этом дата увольнения работника - 22 марта 2013 г. Рассмотрим, какие даты должны быть проставлены на обложке личного дела.

Личные дела уволенных работников завершаются делопроизводством и подлежат передаче в архив организации. При полном оформлении личного дела на его обложке проставляются даты начала и окончания дела. Для личного дела такими датами будут даты приказов о приеме и увольнении работника, то есть 11 апреля 2012 г. и 18 марта 2013 г., а не даты приема и увольнения работника.

Дата на обложке личного дела пишется арабскими цифрами (ч. 3 п. 188 Инструкции по делопроизводству);

5) количество листов дела. Данный реквизит обложки личного дела оформляется после увольнения работника при полном оформлении личного дела для передачи в архив.

Примечание. Подробнее про оформление личных дел для передачи в архив

см. Путеводитель по кадровым вопросам "Личное дело", подпункт 6.4.2 пункта

6.4 главы 6;

6) срок хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации (подп. 82.7 п. 82 Правил работы архивов).

Примечание. Подробнее о сроках хранения личных дел см. Путеводитель по

кадровым вопросам "Личное дело", пункт 6.2 главы 6.

См. образец обложки личного дела.

См. образец для заполнения форм документов личного дела.

Все надписи на обложке личного дела делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой (ч. 5 п. 188 Инструкции по делопроизводству).

Согласно ч. 5 п. 188 Инструкции по делопроизводству оформление обложки разрешается на отдельном листе с помощью технических средств (например, с помощью принтера). Изготовленный лист наклеивают на обложку дела. При этом на изготовленном с помощью технических средств листе должны быть воспроизведены все реквизиты обложки личного дела согласно установленной форме.

Примечание. Подробнее об оформлении кадровых документов см.

путеводитель по кадровым вопросам "Кадровое делопроизводство".

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: