Иные документы, включаемые в личное дело

В личное дело работника могут дополнительно включаться и иные документы, при заполнении которых соблюдаются определенные требования.

Анкета - один из документов личного дела, в котором отражаются важные для нанимателя и не учтенные в личном листке по учету кадров сведения о принимаемых на работу.

Анкета не относится к обязательным документам личного дела (ч. 1 п. 12 Инструкции о личных делах), и поэтому каждый наниматель самостоятельно принимает решение о необходимости заполнения анкеты поступающим на работу при трудоустройстве.

Требования к заполнению анкеты аналогичны требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров (ч. 2 п. 12 Инструкции о личных делах).

См. образец анкеты.

Примечание. Подробнее о требованиях, предъявляемых к заполнению

личного листка по учету кадров, см. Путеводитель по кадровым вопросам

"Личное дело", пункт 3.4 главы 3.

Анкету после заполнения подписывают составитель и работник кадровой службы (специалист по кадрам либо лицо, уполномоченное на ведение и оперативное хранение личных дел) (ч. 2 п. 12 Инструкции о личных делах).

Также в личное дело может быть включена характеристика. Характеристика - официальный документ, который содержит сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника (ч. 1 п. 17 Инструкции о личных делах).

Характеристика оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме. Характеристика, как правило, излагается от третьего лица в настоящем или прошедшем времени.

Пример. Сведения об обучении и работе могут быть указаны следующим образом: окончил Белорусский государственный университет. Занимает должность инженера по охране труда.

Характеристика содержит следующие сведения (ч. 1 п. 17 Инструкции о личных делах):

- название вида документа (характеристика);

- имя, отчество, фамилию характеризуемого;

- текст, в котором указываются год рождения, образование, занимаемая должность, структурное подразделение, стаж работы в данной организации и в данной должности, деловые и моральные качества, оценка трудовой деятельности, повышение профессиональных качеств, наличие поощрений, правительственных наград, а также целевое назначение характеристики.

См. образец характеристики.

Характеристика может быть внешней или внутренней (ч. 2 п. 17 Инструкции о личных делах). Внешняя характеристика составляется одной организацией для представления в другую организацию (например, в вышестоящий орган). Также возможна ситуация, когда работник при трудоустройстве на работу принесет с предыдущего места работы характеристику. Такая характеристика также будет являться внешней.

Пример. Работник совершил административное правонарушение, и внешнюю характеристику у организации затребовал адвокат.

Внешняя характеристика подписывается руководителем организации с указанием даты и заверяется печатью (ч. 2 п. 17 Инструкции о личных делах).

Внутренняя характеристика составляется в самой организации в определенных случаях. Перечень оснований для составления внутренних характеристик наниматель может утвердить в локальном нормативном правовом акте организации (например, в инструкции о делопроизводстве организации).

Примечание. О ЛНПА см. путеводитель по кадровым вопросам "Локальные

нормативные правовые акты".

Пример. Внутренняя характеристика работника составляется:

- при проведении аттестации работников;

- при принятии решений о применении мер поощрения или дисциплинарного воздействия на работников;

- при решении вопросов о переводе на вакантные должности и т.д.

См. образец характеристики на работника, подлежащего аттестации.

Внутренняя характеристика подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты (ч. 2 п. 17 Инструкции о личных делах). В личное дело работника включают оригинал внутренней характеристики, а также оригинал характеристики, поступившей в организацию извне.

В случае, когда оригинал внешней характеристики на работника был направлен за пределы организации, в личное дело включается ее копия.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: