ТОР 5 статей:
Методические подходы к анализу финансового состояния предприятия
Проблема периодизации русской литературы ХХ века. Краткая характеристика второй половины ХХ века
Характеристика шлифовальных кругов и ее маркировка
Служебные части речи. Предлог. Союз. Частицы
КАТЕГОРИИ:
- Археология
- Архитектура
- Астрономия
- Аудит
- Биология
- Ботаника
- Бухгалтерский учёт
- Войное дело
- Генетика
- География
- Геология
- Дизайн
- Искусство
- История
- Кино
- Кулинария
- Культура
- Литература
- Математика
- Медицина
- Металлургия
- Мифология
- Музыка
- Психология
- Религия
- Спорт
- Строительство
- Техника
- Транспорт
- Туризм
- Усадьба
- Физика
- Фотография
- Химия
- Экология
- Электричество
- Электроника
- Энергетика
Порядок выдачи личных дел во временное пользование
Работникам организации либо сторонним организациям личные дела могут выдаваться во временное пользование (ч. 1 п. 21 Инструкции о личных делах). Как правило, работнику его личное дело выдается на основании заявления с разрешения руководителя организации. В заявлении (письме сторонней организации) обычно указываются причины и сроки выдачи.
См. образец заявления работника о выдаче личного дела во временное пользование.
См. образец письма сторонней организации о выдаче личного дела во временное пользование.
Законодательство не содержит каких-либо ограничений по срокам предоставления личных дел во временное пользование. Полагаем, что определение срока должно зависеть от причины предоставления документа.
| Обратите внимание! Выдать личное дело во временное пользование является правом руководителя, а не его обязанностью, т.к. именно руководитель персонально отвечает за контроль за хранением личных дел (п. 4, ч. 1 п. 21 Инструкции о личных делах). Исключения составляют случаи, прямо предусмотренные законодательством, в частности личные дела выдаются на основании постановлений следственных органов (ч. 8 ст. 36, ч. 2 ст. 103 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь) и т.п. |
Разрешение руководителя организации на выдачу может быть оформлено в виде резолюции на заявлении работника или письме сторонней организации, обратившейся за предоставлением личного дела.
Пример резолюции. Ивановой Е.П. не позднее 06.03.2013 выдать заявителю запрашиваемое личное дело на срок 5 рабочих дней.
При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые (ч. 2 п. 21 Инструкции о личных делах).
| Обратите внимание! Для контроля за составом и состоянием личного дела в момент выдачи и после его возврата целесообразно сделать ксерокопию всех документов, входивших в состав личного дела, включая внутреннюю опись, и попросить лицо, которое получает дело во временное пользование, расписаться на копии внутренней описи |
Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка (ч. 3 п. 21 Инструкции о личных делах). В контрольной карточке делаются отметки о:
- номере личного дела и Ф.И.О. работника, на которого оно ведется;
- дате выдачи;
- адресате выдачи;
- расписке в получении;
- телефоне получателя;
- дате возврата.
Форма контрольной карточки содержится в приложении 6 к Инструкции о личных делах.
См. образец контрольной карточки на выданное во временное пользование личное дело.
См. образец для заполнения форм документов личного дела.
Контрольная карточка заполняется и оформляется на каждое выданное дело и помещается на его место. При возврате личного дела каких-либо пометок в карточке не требуется, дело помещается на место, карточка изымается. Срок и обязанность хранения карточек после возврата личных дел законодательством не установлены.
Если личное дело не возвращено в срок, указанный в контрольной карточке, лицу, ответственному за учет и сохранность личных дел, целесообразно в письменной форме напомнить получателю о необходимости возврата.
В противном случае ответственное лицо впоследствии может быть привлечено к дисциплинарной ответственности за противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (ст. 197 ТК), повлекшее утрату личного дела.
Ситуация из практики. Инженер-технолог просил выдать ему личное дело во временное пользование. Личное дело он получил, однако по прошествии срока предоставления сообщил, что личное дело утерял. Руководитель организации хочет привлечь работника - специалиста по кадрам к дисциплинарной ответственности.
В рассматриваемой ситуации привлечь к дисциплинарной ответственности специалиста по кадрам нельзя, потому что этот работник не совершал противоправных виновных действий (ст. 197 ТК).
Примечание. Подробнее о случаях и порядке наложения дисциплинарных
взысканий см. Путеводитель по кадровым вопросам "Дисциплинарная
ответственность", главы 1, 2.
Если работник, своевременно не возвративший личное дело, находится на рабочем месте, то следует оформить уведомление о возврате личного дела.
См. образец уведомления о возврате личного дела.
Если указанный работник отсутствует на работе, то ему следует отправить письмо с уведомлением о вручении.
См. образец письма работнику, не вернувшему полученное во временное пользование личное дело.
Если даже после дополнительного напоминания личное дело не возвращено, от работника, получившего его во временное пользование, следует затребовать объяснение.
См. образец объяснительной записки в связи с утратой личного дела, выданного во временное пользование.
После утраты личное дело восстанавливается. Отдельно от него до сдачи в архив организации целесообразно хранить объяснительную записку получателя о причинах утраты первоначального экземпляра дела.
Если получатель отказывается пояснять причины невозврата личного дела, то во избежание вышеуказанных последствий для ответственного лица следует составить акт об отказе от дачи пояснений.
См. образец акта об отказе работника от дачи пояснений по факту невозврата полученного во временное пользование личного дела.
| Обратите внимание! Работника, получившего личное дело во временное пользование, но не вернувшего дело, нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности, т.к. к такому виду ответственности работник может быть привлечен только за неисполнение своих трудовых обязанностей (ст. 197 ТК), в которые хранение личного дела не входит |
Примечание. Подробнее о составе дисциплинарного проступка см.
Путеводитель по кадровым вопросам "Дисциплинарная ответственность
работника", пункт 1.1 главы 1.
ГЛАВА 6
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: