Оформление личных дел для передачи в архив

Для передачи в архив организации личные дела должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми законодательством (гл. 10 Правил работы архивов). Оформление личных дел осуществляется работником, который отвечает за формирование личных дел (ч. 2 п. 70 Правил работы архивов).

Примечание. Подробнее о лицах, занимающихся ведением личных дел, см.

путеводитель по кадровым вопросам "Личное дело", пункт 1.3 главы 1.

Перед передачей в архив необходимо произвести полное оформление дела, т.к. личное дело является делом временного (свыше 10 лет) срока хранения (ч. 2 п. 71 Правил работы архивов).

Примечание. Подробнее о сроке хранения личных дел см. Путеводитель по

кадровым вопросам "Личное дело", пункт 6.2 главы 6.

В соответствии с п. 73 Правил работы архивов полное оформление дела предполагает:

1) систематизацию документов дела;

2) подшивку и переплет дела.

Личные дела подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются (ч. 1 п. 75 Правил работы архивов);

3) нумерацию листов в деле.

Листы в деле нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов. Листы внутренней описи документов дела (тома, части) нумеруются отдельно, к их нумерации предъявляются те же требования, что и к нумерации листов дела. Для нумерации листов используется черный графитный карандаш. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается (п. 76 Правил работы архивов).

Законодательством установлен ряд правил, которых следует придерживаться в процессе нумерации. В частности, подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело (п. 77 Правил работы архивов);

4) составление внутренней описи документов дела.

В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи (ч. 3 п. 78 Правил работы архивов).

Примечание. Подробнее о порядке оформления внутренней описи личного

дела см. Путеводитель по кадровым вопросам "Личное дело", пункт 3.2

главы 3.

См. образец внутренней описи документов личного дела, оформленного для передачи в архив;

См. образец для заполнения форм документов личного дела.

5) составление листа-заверителя дела.

На листе-заверителе дела составляется заверительная надпись для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния дела (ч. 1 п. 80 Правил работы архивов).

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются:

- количество пронумерованных листов;

- количество листов внутренней описи (при ее наличии);

- наличие литерных и пропущенных номеров листов;

- номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел);

- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в деле через знак "+" (плюс). Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись (новый лист-заверитель дела). Старая заверительная надпись зачеркивается одной наклонной чертой, но сохраняется в деле (ч. 2 - 4 п. 80 Правил работы архивов).

Форма листа-заверителя содержится в приложении 11 к Правилам работы архивов.

См. образец листа-заверителя личного дела;

6) оформление и уточнение реквизитов обложки дела.

Примечание. Подробнее об общем порядке оформления обложки личного дела

см. Путеводитель по кадровым вопросам "Личное дело", пункт 3.1 главы 3.

См. образец обложки личного дела, оформленного для передачи в архив.

См. образец для заполнения форм документов личного дела.

Примечание. Об оформлении дел и подготовке их к передаче в архив см.

путеводитель по кадровым вопросам "Кадровое делопроизводство", глава 6.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: