При увольнении или переводе работника кадровой службы

В соответствии с ч. 2 п. 20 Инструкции о личных делах если увольняется или переводится работник, ответственный за учет и сохранность личных дел, то дела передаются иному ответственному лицу по акту приема-передачи.

Пример. В небольшой организации работает 1 специалист по кадрам, который увольняется. Новый работник пока не найден, и руководитель организации просит главного бухгалтера принять личные дела.

Примечание. Подробнее о лицах, занимающихся ведением личных дел, см.

путеводитель по кадровым вопросам "Личное дело", пункт 1.3 главы 1.

Непосредственно перед передачей необходимо оформить приказ, уполномочивающий главного бухгалтера принять дела и нести ответственность за их учет и сохранность.

Акт приема-передачи составляется в свободной форме, однако он должен содержать:

- дату приема-передачи;

- перечень передаваемых личных дел;

- подписи передающего и принимающего лиц.

См. образец акта о приеме-передаче личных дел.

Назначение комиссии для приема-передачи личных дел по общему правилу не требуется. Однако такая комиссия может быть назначена приказом.

См. образец приказа о назначении приема-передачи личных дел.

Если в процессе приема-передачи будет выявлена недостача личных дел, то это следует указать в акте приема-передачи.

См. образец акта о приеме-передаче личных дел (с информацией о выявленных нарушениях).

В случае недостачи от ответственного лица нужно затребовать объяснительную записку с изложением причины допущенного нарушения.

См. образец объяснительной записки о недостаче личных дел.

Если ответственное лицо отказывается от дачи пояснений по факту недостачи личных дел, то об этом следует составить акт.

См. образец акта об отказе ответственного лица от дачи пояснений по факту недостачи личных дел.

Если в ходе разбирательства будет установлено, что в действиях ответственного лица есть состав дисциплинарного проступка, то работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности.

Примечание. Подробнее о составе дисциплинарного проступка см.

Путеводитель по кадровым вопросам "Дисциплинарная ответственность

работника", пункт 1.1 главы 1.

Примечание. Подробнее о порядке оформления привлечения работника к

дисциплинарной ответственности см. Путеводитель по кадровым вопросам

"Дисциплинарная ответственность работника", глава 2.

Ситуация из практики. Прием-передача личных дел был назначен на последний рабочий день специалиста по кадрам. Однако в указанный день принимающее лицо (главный бухгалтер) было неожиданно задействовано для дачи пояснений налоговой инспекции, проводящей проверку. Руководитель организации дал указание не выдавать трудовую книжку специалисту по кадрам, до того как последний передаст личные дела.

Однако наниматель не имеет права задерживать увольняющегося работника, отказывая ему в выдаче трудовой книжки (ст. 50 ТК) либо задерживая выплаты, причитающиеся работнику на день увольнения (ст. 78 ТК).

В рассматриваемой ситуации необходимо было назначить иное (кроме занятого главного бухгалтера) ответственное лицо и передавать дела ему, а приказ на главного бухгалтера признать утратившим силу.

Примечание. Подробнее об ответственности нанимателя за задержку

расчета при увольнении и за задержку выдачи трудовой книжки см.

Путеводитель по кадровым вопросам "Ответственность нанимателя перед

работником", пункты 2.1, 2.2 главы 2.

Утраченные личные дела необходимо в срочном порядке восстановить, в противном случае должностное лицо, по вине которого произошла утрата, может быть привлечено к административной ответственности (ст. 23.37 КоАП). Восстановлением личного дела, как правило, занимается лицо, уполномоченное нанимателем на формирование и ведение личных дел.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: