Семинарское занятие №3. Организация как объект и как функция менеджмента

Студент должен знать: сущность понятия «организация» в двух аспектах - как объект управления и как функция менеджмента, содержание понятий «властные полномочия, ответственность и делегирование», структурное построение организаций и характеристику типов организационных структур.

Студент должен уметь: определять преимущества и недостатки ведущих типов организационных структур, характеризовать и сравнивать организационные структуры, определять оптимальные варианты структур для определенных организаций, определять составляющие успеха организации и элементы корпоративной культуры.

Вопросы для обсуждения:

1. Организация как объект управления: сущность и характеристики.

2. Сущность понятий «властные полномочия», «ответственность», «делегирование полномочий».

3. Организация как функция менеджмента.

4. Характеристика линейной структуры управления.

5. Характеристика функциональной структуры управления.

6. Характеристика линейно-функциональной структуры управления.

7. Составляющие успеха организации (презентация).

8. Корпоративная культура организации (презентация).

Темы для докладов:

1. Проектирование работ в организации: анализ производственных операций, проектирования работ.

2.Департаментализация, группировка работников организации за функциями, продуктами, размещением подразделений и за потребителями.

3. Делегирование полномочий. Элементы процесса делегирования.

4. Типы полномочий: линейные, штабные, функциональные. Диапазон контроля. Факторы, которые определяют диапазон контроля.

5.Механизмы координации. Вертикальная координация: прямой контроль, стандартизация. Горизонтальная координация: взаимные коммуникации; временные рабочие группы; комиссии.

6.Факторы формирования организационной структуры управления. Преимущества и недостатки разных типов организационных структур. Методы выбора типа организационной структуры.

7.Сущность организационных изменений. Процесс организационных изменений.

8.Причины сопротивления организационным изменениям. Методы преодоления сопротивления. Выбор тактики проведения организационных изменений.

Темы рефератов:

1. Характеристика процесса передачи полномочий.

2.Преимущества и недостатки организационных структур управления.

3.Основные методы оценки организационных структур управления.

Методические рекомендации:

При изучении первого вопроса следует обратить внимание на то, что сам термин " организация " в менеджменте употребляется в двух значениях. В первом из них под организацией понимает предприятие, ведомство, а во втором - функция организации человеческой деятельности. В принципе, второе значение понятия " организация " обязательно рассматривается в контексте с первым, потому что организация любой человеческой деятельности зависит от структурного построения предприятия. Рассмотрим понятие "организации" за первым ее значением.

Организация - социальное образование, которое объединяет определенное количество людей, деятельность которых имеет определенную общественно-полезную цель и определенным образом координируется.

Общие черты организации:

- наличие ресурсов (человеческих, материальных, технологических, финансовых, информационных);

- зависимость от внешней среды (экономических условий, законов, конкурентов и тому подобное);

- наличие разделения труда (горизонтального и вертикального);

- наличие определенного структурного построения и необходимости управления;

- осуществление определенных видов деятельности в соответствии с намеченными целями.

Изучая второй вопрос, следует осознать, что властные полномочия — это официальное законное право менеджера принимать решение, отдавать приказы и распределять ресурсы для достижения желательных организационных результатов.

Ответственность — обязанность выполнять поставленные задачи и обеспечивать их удовлетворительное решение. То есть, это оборотная сторона «медали» властных полномочий. Например, назначение сотруднику обязанности по решению рабочих задач или выполнения определенных видов деятельности. Как правило, властные полномочия менеджеров пропорциональны ответственности, которая на них возложена. Если ответственность менеджера не подкрепляется достаточными полномочиями, то выполнение заданий возможно, но затруднено. В этом случае руководитель должен иметь способности к убеждению коллег и подчиненных. Когда властные полномочия менеджера «превышают» ответственность, возникает искушение злоупотреблений излишком ресурсов, использования всей полноты власти ради ничего не стоящих результатов.

Подотчетность — это механизм, с помощью которого достигается баланс властных полномочий менеджера и возложенной на него ответственности.

Обратите внимание на то, что с теорией властных полномочий непосредственно связана концепция делегирования.

Делегирование - это процесс передачи менеджерами властных полномочий и ответственности сотрудникам, которые занимают позиции на низших уровнях иерархии.

Осознайте, что выделяют линейные и вспомогательные властные полномочия. В организациях можно наблюдать существенные отличия между линейными и вспомогательными властными полномочиями, которые определяются местом менеджера в организационной структуре (линейный или вспомогательный отделы). Линейные отделы выполняют задачи, которые непосредственно связаны с главной целью и миссией организации. Например, отделы по производству и реализации товаров.

Вспомогательные отделы учитывают тех, кто обеспечивает предоставление специализированных услуг линейным отделам компании (отдел стратегического планирования, бухгалтерия, отдел трудовых ресурсов).

При изучении третьего вопроса, учитывайте, что функция организации следует за функцией планирования и дает ответ на вопрос: кто и как будет реализовывать план действий, управлять организацией.

Функция организации заключается в обеспечении деятельности предприятия (организации) путем координации действий работников ее трудового коллектива, учитывая имеющуюся формальную и неформальную ее состав, формируя корпоративный дух. В центр внимания при этом менеджмент ставит человека, работника.

Осуществляя организационную деятельность, менеджер действует в условиях сложной структуры предприятия, главными компонентами которой являются: формальная организация; неформальная организация; работник; трудовой коллектив; корпорация.

Формальная организация. В специфическом понимании - это каркас для размещения отдельных работников, руководителей всех уровней. Всякая формальная организация имеет свою структуру управления, под которой следует понимать упорядоченную совокупность органов (подразделений), которые позволяют управлять организацией и взаимоотношениями в ней.

Неформальная организация. Как уже отмечалось, каждое предприятие, кроме формальной структуры (цех, отдел) объединяет в себе ряд неформальных социально-психологических образований (микрогрупп), сформированных на основе разных психологических факторов. Размеры таких групп, как правило, составляют 2-5 человек (диады, триады, квартеты и тому подобное).

При подготовке четвертого вопроса обратите внимание на то, что структурное построение организаций - это их разделение на подразделения в соответствии с целями и стратегией. В зависимости от того, как уже отмечалось выше, которым будет это структурное построение, будет иметь свою специфику и функция «организация».

Линейная структура управления состоит из взаимоупорядоченных органов в виде иерархической лесенки, пирамиды подчинения: директор - начальник цеха - мастер участка - бригадир и так далее. В этом цепи нет руководителя, который бы не подчинялся сам и какому бы не подчинялись другие.

Обратите внимание на то, что преимуществами линейного управления являются:

- получение подчиненными непротиворечивых между собой заданий и распоряжений;

- полная ответственность каждого руководителя за результаты работы;

-простота, четкость и понятность взаимоотношений звеньев и работников управления;

- отсутствие потребности в большом штате управленцев.

Недостатком данной структуры управления е то, что она:

- требует высокой компетентности линейных руководителей по всем вопросам;

- наличие организационного неравенства руководителей через разные их статусы (низовые звенья управления социальная не защищены).

Классический пример линейного структурного построения организации - это административно-командная система управления, при которой четко прослеживается ее дистанция между разными иерархическими прослойками общества, осуществляется сильная централизация власти.

Линейная структура управления может использоваться только в условиях относительно простой системы организации труда с постоянными условиями и задачами менеджмента.

Изучая пятый вопрос, обратите внимание на то, что функциональная структура управления базируется на иерархии органов, которые обеспечивают выполнение каждой функции управления на всех уровнях.

Функциональные структуры - это такие базовые формы построения организации, в соответствии с которыми работники формируются в самостоятельные подразделения, принимая во внимание подобие работ, какие они выполняют, или видов деятельности, которые закреплены за ними Идея, на которой базируется функциональный принцип построения организационной структуры - формирование всех звеньев организации из работников, которые выполняют подобные виды деятельности. Функциональное построение организационных структур чаще всего берут за и основу малые и средние фирмы, эти структуры наиболее эффективны при ограниченном ассортименте и острой потребности в высокой специализации производства. Функциональные организационные структуры способствуют централизации принятия решений высшим руководством. Решения о координации работ между подразделениями принимаются на высшем уровне, высшее руководство также выступает в качестве арбитра во время решения спорных проблем относительно отношений между отделами.

Функциональное управление сегодня достаточно широко применяется на предприятиях

К преимуществам функциональных структур управления следует отнести:

- эффективное использование ресурсов;

- глубокое развитие профессиональных навыков;

- четко прослеживается профессиональная карьера;

- усиление координации в пределах выполнения отдельных функций.

В то же время функциональные структуры имеют такие недостатки:

- замедляется процесс принятия решений.

-нечетко определена ответственность за функционирование организации;

- слабая координация между функциональными звеньями.

Изучая шестой вопрос, обратите внимание на то, что попытка избежать недостатков линейной и функциональной структур привела к образованию комбинированных структур управления, среди которых наибольшее распространение получили линейно-штабные, линейно-функциональные, матричные и дивизионные.

В линейно-штабной структуре при линейных руководителях создаются штабы (службы), которые специализируются на выполнении определенных управленческих функций (работ). Они не владеют правами принятия управленческих решений, а лишь способствуют их разработке. Право принятия решений остается за линейным менеджером. Недостатком такой структуры является наличие тенденции к увеличению работников штабных служб.

Линейно-штабная организационная структура управления может быть двух видов, каждый из которых будет иметь место при средних и больших (особенно больших) масштабах производства. Если эти масштабы являются незначительными, то руководитель формирует структуру управления таким производством из линейных руководителей, при которых образует функциональные штабы из специалистов необходимых там профилей (специальностей), например, экономиста, инженера-нормировщика, маркетолога, технолога, механика и тому подобное. Если масштабы производства большие, то тогда управление им строится за счет создания при руководителях отделов, которые концентрируют виды работ по соответствующим функциям (плановая, маркетинговая, бухгалтерская, производственная, техническая и другие.

Рассмотрите, чем характеризуется функция организации деятельности при данной структуре управления.

Линейные руководители вместе с функциональными могут согласовывать свои действия и решения. Согласованное решение может быть доведено до низшей ступени управления только по согласию и от имени высшего линейного руководителя. Функциональные службы высшей ступени управления не имеют права отдать распоряжение низшим без ведома линейного руководителя данного уровня (кроме случаев методологического характера, консультаций, разъяснений и тому подобное).

Линейно-функциональная организационная структура управления предусматривает, что функциональные службы высшего уровня получают полномочия управления аналогичными службами низшего уровня, которые находятся при линейных руководителях. То есть, при этом делегируются не линейные, а функциональные полномочия. Отдел труда и заработной платы предприятия может координировать деятельность цехового бюро труда и заработной платы, хотя последнее находится в линейном подчинении начальника цеха.

При изучении седьмого вопроса запомните, что желание добиться успеха характерно для многих. Считается, что организация действует успешно лишь тогда, когда достигла своей цели.

Какие же составляющие успеха организации?

1. Выживание.

2. Результативность и эффективность

3. Производительность.

4. Практическая реализация.

На нынешнем этапе развития создается большое количество новых организаций. Новая организация современного промышленного или сельскохозяйственного производства должна отвечать таким требованиям:

- небольшие организационные подразделения с небольшим количеством работников, но они должны иметь более высокие, чем раньше, квалификационный и образовательный уровни;

- небольшое количество уровней управленческой иерархии;

- ориентация производства на обслуживание потребителя;

- гибкий ассортимент продукции;

- высший уровень производства и как можно меньшие его расходы и др.

Изучая восьмой вопрос, обратите внимание на то, что понятие «культура организации» стало неотъемлемой составной частью менеджмента. Успех организации или предприятия зависит не только от технологии менеджмента, постановки бухгалтерского учета, но и от таких факторов, как стиль управления и культура организации.

Культура организации - это своеобразный образ предприятия, система его ценностей и философия, которую разделяют все работники. В понятие философии предприятия входят его символы и ритуалы, история и традиции. Культура организации имеет два уровня: поверхностный и ценностный. К поверхностному уровню принадлежат видимые и ощутимые элементы культуры: название, фирменные знаки, фирменная одежда, здания, размеры, технологии, а также ритуалы и обычаи, праздники предприятия и тому подобное.

Название несет особенную нагрузку в поверхностном уровне культуры организации. Дать удачное название организации - это значит с самого начала определить ей надлежащее место в ряде других организаций. Название организации может или притягивать, или отталкивать от себя людей. Поэтому прежде, чем давать ей название, следует ответить на три вопроса: как люди будут воспринимать ее? Какие категории населения будут иметь отношения с организацией? Какие ассоциации будут возникать у людей при восприятии названия организации?

Ценностный уровень организации - это эталоны ежедневного поведения ее сотрудников.

Эталоны - это нормы, которым должны отвечать работники предприятия: стиль работы, культура поведения, аккуратность документооборота, деловая атмосфера и тому подобное. Определенные ценности с течением времени должны заменяться другими. Для этого организация должна заботиться о совершенствовании действующих и выработке новых ценностей.

Следует осознать, что единство двух уровней культуры организации образует ее имидж.